Ne postoje stroga pravila za pisanje više osoba koje čine upravni odbor, što znači da imate nekoliko opcija za adresiranje vašeg pisma. Općenito, pripremit ćete jedno pismo kada je ploča toliko velika da postaje glomazna za svakog redatelja pojedinačno. Za manje zajednice možete napisati zasebno pismo za svaku osobu i koristiti oznaku "kopija" za referencu drugih primatelja.
Kada pišete na veliku ploču
Tamo gdje se odbor sastoji od pet ili više pojedinaca - ovaj broj je smjernica, a ne pravilo - uobičajeno je pripremiti jedno pismo upućeno odboru kao grupa i poslati poštom tvrtki u kojoj djeluju. Evo primjera:
Upravni odbor
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Vaš pozdrav bi trebao glasiti "Poštovani odbor direktora:" ili "Poštovani članovi Odbora:" nakon čega slijedi dvotočka, a ne zarez. Ako ste vlasnik tvrtke ili drugi član uprave, prihvatljivo je koristiti neformalni pozdrav "Dragi odbor" ili "Dragi svi:"
Korištenje distribucijskog bloka
Budući da se mnogi odbori sastaju rijetko, možda jednom mjesečno, možda ćete poželjeti poslati kopiju grupnog pisma svakom pojedinom članu uprave na njihovoj kućnoj ili stalnoj poslovnoj adresi. Time se osigurava da se vaše pismo pročita i da se na nju može odgovoriti prije sljedećeg sastanka odbora. Da bi se to postiglo, na kraju slova navedite ime i adresu svakog člana uprave. Ispišite nekoliko primjeraka pisma i pošaljite kopiju svakoj osobi na popisu primatelja.
Kada pišete na mali odbor
Kada se obraćate manjem odboru direktora - na primjer, s tri ili četiri direktora - trebali biste navesti svakog primatelja po imenu. Blok adresa sada izgleda ovako:
Gđa Robin Birch, predsjednica
G. Jack Haslam, direktor
Dr. Olivia Blower, ravnateljica
Upravni odbor ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Vaš pozdrav zatim treba navesti imena redatelja u istom redoslijedu kao i blok adrese: "Draga gospođo Birch, gospodin Haslam i dr. Blower:" Dobro je koristiti imena ako dobro poznajete primatelje i to je uobičajeno način komunikacije. Etiquette zahtijeva od vas da pošaljete zasebno pismo svakoj osobi, pa ispišite i potpišite originalni primjerak pisma i kuverte za svakog primatelja.
Korištenje CC oznake
Ako su članovi odbora smješteni na različitim adresama, svakome primatelju treba napisati posebno pismo. Ovdje biste trebali upotrijebiti oznaku "uslužna kopija" ili "kopija" da biste svakom primatelju dali do znanja tko je još primio pismo. Učinite to dodavanjem slova "cc:" iza kojih slijede imena ostalih primatelja na dnu slova, odmah ispod vašeg potpisa i tiskanog imena. Evo primjera oblikovanja:
Gđa Robin Birch, predsjednica
Upravni odbor ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, Kalifornija 94105
Draga gospođo Birch:
Pismo
Iskreno, Tvoje ime
CC: Gospodin Jack Haslam, dr. Olivia Blower
Svoje drugo pismo "Gospodinu Jacku Haslamu" uputili biste "gđici Robin Birch i Dr. Olivia Blower" i tako dalje. Dobro je provjeriti sve kopije kako biste bili sigurni da ste uključili ispravna imena primatelja i uslužnih kopija.
