Pisanje formalnog pisma upravnom odboru - bez obzira radi li se o školskom odboru ili o međunarodnoj korporaciji - na prvi pogled može izgledati zastrašujuće. Razbijanje na male, upravljive korake, međutim, čini ga mnogo lakšim procesom nego što biste u početku mogli očekivati. Formalno pismo upravnom odboru slijedi sva pravila poslovnog pisma. Važno je da vaše pismo bude kratko i precizno. Formalno pismo ne bi smjelo biti dulje od jedne stranice, tako da ako vaše pismo premašuje to, nastavite uređivati dok ga ne shvatite na temelju osnovnih činjenica.
Pribilježite popis stvari koje ćete uključiti u svoje pismo odboru. Ako, na primjer, pišete u odboru da tražite novac za putovanje u razred, navedite koji će učenici biti uključeni i gdje i kada će se održati.
Format formalnog pisma je sljedeći: povratna adresa, datum, unutarnja adresa, pozdrav, pismo i zatvaranje. Margine od jednog inča treba ostaviti na sve četiri strane stranice.
Koristite blok-format i pokrenite cijeli tekst na lijevoj strani stranice. Umjesto uvlačenja, ostavite prazan redak između svakog dijela pisma.
Pišite na zaglavlju ako je uopće moguće. Međutim, ako nemate zaglavlje pisma, upišite svoju adresu u gornji lijevi kut. Unesite prazan redak i upišite datum.
Unesite unutarnju adresu ploče, istu adresu koja se pojavljuje na omotnici, jer to razdvaja poslovna pisma od prijateljskih. Bez unutarnje adrese ljudi mogu biti zbunjeni o tome za koga je pismo namijenjeno.
Upišite pozdrav. U ovom slučaju to bi bio “Dragi predsjedavajući Jones i članovi Svjetskog odbora za obrt”. Druga mogućnost je "Poštovani članovi Svjetskog obrtnog odbora,"
Idite ravno do točke. Nemojte se gnjaviti s ljudima koji žele ugodan dan ili pitati za njihovo zdravlje. "Pišem u odboru da" znači da mislite na posao.
Održavajte formalni poslovni ton u svom pismu upravnom odboru. Držite se dalje od osobnih problema i držite se činjenica.
Držite svoje paragrafe i rečenice kratkim i zapamtite da započnete novi stavak kada promijenite ideje u pismu upravi. Izbjegavajte složene rečenice i nemojte koristiti veliku riječ kad će mala učiniti.
Zatvorite pismo na ploču sa “Iskreno” i imajte na umu da slijedi zarez. Još jedno prihvatljivo službeno zatvaranje je "S poštovanjem".
Ostavite tri ili četiri retka za svoj potpis, a zatim upišite svoje ime. Ako kopirate pismo bilo kome drugom, dodajte “Cc” i navedite njihova imena.
Neka vaše pismo na ploči sjedi 24 sata, a zatim ispravite gramatiku ili pogreške u pisanju. Pročitajte svoje pismo naglas i procijenite ga na formalan ton i sadržaj. U skladu s tim uredite.
