Prilikom upravljanja projektom, dno crta je poznavanje rezultata. "Isporučivi proizvodi" su izraz koji se uvijek može čuti u poslovanju i lako bi se moglo misliti da se odnosi na fizičke proizvode koje dobivamo, ali daleko je šire.
Što su isporuke?
U suštini, isporuke su izlaz projekta. No, postoji nekoliko vrsta rezultata: unutarnji i vanjski rezultati, te rezultati projekta i procesa.
Vanjski rezultati su usluge ili proizvodi koje je klijent ili klijent angažirao za pružanje usluge. To je nešto što vaše poduzeće stvara za prodaju kako bi ostvarilo prihod za tvrtku.
Unutarnji rezultati su zadaci i posao koji je završen unutar tvrtke, a koji nije usmjeren na korisnika, već je uvjet za uspješno vođenje poslovanja. Podnošenje poreza, vođenje papira i upravljanje računima smatraju se unutarnjim. Unutarnji rezultati nikada neće prijeći klijentovu radnu površinu, ali se mogu izraditi za vlasti poput IRS-a ili tijela za izdavanje dozvola. Oni su još uvijek unutar (unutarnje) vaše tvrtke, ili su potrebni za vođenje vaše tvrtke.
Rezultati projekta i isporuke procesa spadaju u kategoriju vanjskih rezultata budući da se odnose na rad temeljen na klijentima.Rezultati projekta su rezultati usmjereni na klijenta; bilo koje proizvode i usluge koje treba pružiti klijentu kao rezultat projekta.
Isporučeni procesi, s druge strane, su bilo koji od radova izvršenih za dovršenje projekta. To su dokumenti, planovi, makete, sva pojašnjenja o opsegu, pa čak i raščlambe radnih struktura koje su stvorene za interni tim.
Razumijevanje rezultata projekta
Kada klijenti ili klijenti angažiraju tvrtku za pružanje usluge ili prodaju proizvoda, rezultat koji dobiju je rezultat isporuke projekta. Može biti fizički proizvod, ali može biti i nešto neopipljivo, poput usluge, izvješća ili računalne datoteke.
Na primjer, kada zrakoplovna tvrtka ugovori Boeing s novim zrakoplovom za njih, oni će odrediti što zahtijevaju od aviona - od veličine, do sjedenja i dizajna. Avion postaje isporučiv. A ako tvrtka održava internu konferenciju i unajmi zapisničara za snimanje i dokumentiranje događaja, njihove transkripcijske datoteke su također isporučive.
Rezultati mogu biti kreativni izlaz, hardver, softver, dokumenti, oprema i druge usluge. To mogu biti kratkoročni poslovi ili vrlo složeni dugoročni projekti.
Što su jasniji rezultati definirani u projektnim ugovorima, to će biti lakši proces isporuke.
Definiranje rezultata projekta
Nije dovoljno reći što je to što će biti dostavljeno na kraju projekta. Bitno je imati jasan opseg, troškove i vremenske rokove koji su navedeni u ugovoru o isporukama tako da se obje strane slažu oko toga što će biti dostavljeno, kada će biti dostavljeno i za koliko.
Na primjer, pretpostavimo da ugovarate isporuku nove korporativne web-lokacije za vašu tvrtku za odjeću. Više pojedinosti možete osigurati za ono što vam je potrebno od web stranice, to je vjerojatnije da ćete imati isporuke želite.
Stoga, navođenjem rezultata treba navesti sve aspekte koje ćete trebati na web-lokaciji:
- Dinamičan e-commerce portal na kojem korisnici mogu vidjeti odjeću u više prikaza s mogućnostima povećavanja.
- Klijenti mogu online kupiti kreditne kartice, PayPal i Interac u više valuta.
- Integracija agregacije mailing liste nalazi se na popisu želja marketinškog odjela.
- Odjel za proizvode želi da se web-lokacija lako ažurira novim proizvodom, ali mora prilagoditi i inventar tvrtke 24 sata dnevno, 7 dana u tjednu, tako da proizvodi nisu pretjerano prodani ili neprodani zbog lošeg praćenja podataka.
Svaki od ovih aspekata može biti detaljno opisan u ugovoru o projektu. O rezultatima procesa proces će projektni tim odlučiti interno, na način da se projekt brzo premjesti kako bi se ispunili rokovi vanjskih rezultata.
U ovom slučaju može biti više od jednog rezultata. Prvi bi mogao biti model dizajna web stranice, a drugi rezultat će biti funkcioniranje web stranice ili wireframe. Prvi rezultat bit će potreban za odobrenje prije nego što se može stvoriti drugi rezultat, a ugovor će morati razjasniti kriterije prihvatljivosti rezultata.
Koraci u određivanju rezultata
Dvije najvažnije riječi koje treba imati na umu prilikom definiranja rezultata su "specifične" i "mjerljive".
Specifičnosti dolaze u fazi planiranja projekta, i to je mjesto gdje će se odrediti detalji za ono što treba biti rezultat; isporuku. Nakon što se potvrde specifičnosti, troškovi i rad se mogu otkriti, a proračun odobren klijentu.
Prekretnice su dio "mjerljivog" aspekta rezultata, ali oni su za internu upotrebu - isporučeni procesi - samo su svojevrsni kontrolni punktovi na putu dovršetka projekta i puštanja klijentovog posla.
Drugi aspekt mjerljivog dijela rezultata projekta je da oni moraju zadovoljiti kriterije prihvaćanja. U tu svrhu, klijent mora biti jasan u onome što im je potrebno tijekom pisanja ugovora, ili može imati malo naknade ako njihovi rezultati ne zadovoljavaju ono što su zamislili.
Polazne točke i prekretnice
Radite na projektu koji zahtijeva rezultate, ili se angažirate za primanje rezultata. Na ovaj ili onaj način, projektu su potrebne osnove i prekretnice kako bi se osigurao uspjeh.
Polazne crte projekta mogu biti ili osnovna linija opsega, osnovna linija rasporeda ili osnovica troškova. Zajedno, oni su osnovice za mjerenje učinka i nisu definirani dok se ne završi planiranje projekta. Oni trebaju biti okvir za nadzor u tijeku projekta.
Polazna osnova troškova je očekivani proračun. Opseg obuhvaća sve što je cijeli projekt i kakva bi trebala biti očekivanja i ishod. Raspored je vremenski okvir za izvršenje i isporuku. Ako se, ili kada se detalji o projektu promijene, mora se zabilježiti i potrebno je promijeniti polazne vrijednosti.
Prilikom praćenja točnosti polaznih vrijednosti važni su prekretnici. Prekretnice su zadaci ili postignuća koja nakon završetka pomažu ubrzati konačne rezultate svakog projekta. Prekretnice mogu biti velika postignuća, kao što je kadriranje završeno u novom skladištu, ili nešto poput ugovora koji se potpisuje. Općenito, prekretnice su interna funkcija, sredstvo praćenja napretka koje pomaže projektnom timu da ostane na ciljanom datumu završetka.
Ako se promašuju projektni događaji ili se polazne linije mijenjaju, to znači da isporučeni proizvodi možda neće ispuniti rok.
Upravljanje projektnim rezultatima
Opseg puzanja može iskrcati rezultate ako se opseg projekta proširi nakon što su stvari počele. Da biste to ograničili, budite jasni o tome koji su isporučeni proizvodi uključeni u početni projektni ugovor i po potrebi ugradite dodatno vrijeme i proračun ako se dodaju novi rezultati. Budite sigurni da ste dobili odobrenje od svih dionika u tim slučajevima.
Klijenti i ostali dionici mogu poboljšati uspjeh projekta putem svojih informacija o tome koji bi kriteriji prihvaćanja trebali biti. Budite jasni o namjeravanom krajnjem korištenju rezultata i njegovoj svrsi, kako biste osigurali da ispunjavate potrebe i zahtjeve isporučenih proizvoda.
Upotrijebite softver za upravljanje projektima kako bi svatko zadržao cilj i bio ažuriran o napretku projekta i koliko još posla treba obaviti za dovršenje. To može biti posebno produktivno tamo gdje postoji više od jednog vanjskog rezultata. Osigurajte da su procesi, vremenski rokovi i ciljevi eksplicitni i jasni, te delegirati zadatke.
