Kako planirati konferencijski poziv. U korporativnom svijetu, sastanci su vitalni dio komunikacije. Jedan od načina za održavanje sastanaka na kojima sudionici mogu biti u različitim uredima, ili čak u različitim dijelovima svijeta, je zakazivanje konferencijskog poziva. Iako konferencijski pozivi mogu biti prikladan način komunikacije, potrebno je nekoliko koraka za uspješno planiranje. Slijedite ove savjete za planiranje konferencijskog poziva.
Odlučite se za datum i vrijeme konferencijskog poziva. Pri planiranju vremena svakako uzmite u obzir sve sudionike koji borave u različitim vremenskim zonama.Ne želite planirati konferencijski poziv neko vrijeme prije ili nakon što bi vaši kolege obično bili u uredu.
Odredite broj konferencijskog poziva iz konferencijskog centra svoje tvrtke ili se obratite mrežnom davatelju usluga koji omogućuje konferencijske pozive. To često uključuje postavljanje računa i plaćanje male naknade, ali to je prikladna opcija ako vaša tvrtka ne nudi usluge konferencija.
Pripremite zahtjev za sastanak s detaljima o datumu, vremenu i predloženoj temi. To bi trebalo poslati putem e-pošte sudionicima konferencijskog poziva nekoliko tjedana prije vremena kako bi im se dalo dovoljno vremena za prihvat konferencijskog poziva. Svakako uključite posebne upute za biranje i sve PIN brojeve koje će sudionici morati pristupiti pozivu.
Napravite dnevni red za konferencijski poziv. Vaš dnevni red trebao bi obuhvaćati ono što biste željeli postići konferencijskim pozivom, koji će rezultati biti potrebni nakon poziva i koji će sudionici biti odgovorni za sljedeće korake.
Pošaljite dnevni red i sve dodatne informacije koje će sudionici morati pregledati nekoliko dana prije poziva. Možete uključiti proračunske tablice ili izvješća koja pružaju pozadinu za temu koju namjeravate adresirati.
Osobno pratite sve sudionike koje niste dobili potvrdu od dana prije konferencijskog poziva. Telefonski poziv je najbolji u ovom slučaju, budući da sudionik možda nije primio vašu e-poštu s zahtjevom za sastanak.
