Zaposlenik koji odlazi može uzrokovati brojne glavobolje za tvrtku, uključujući prekid usluga korisnicima, nedostatak klijenata i gubitak prodaje. Korištenje obavijesti o upozorenju klijentima o odlasku zaposlenika može biti pozitivna, proaktivna strategija odnosa s javnošću koja će vam pomoći pretvoriti potencijalni limun u limunadu.
Postavite svoje ciljeve za pismo
Odlučite zašto želite ili trebate kontaktirati svoje klijente kako biste ih obavijestili o odlasku člana osoblja. Upotrijebite popis točaka koje će vam pomoći prilagoditi različita pisma različitim potrebama klijenata s kojima ćete kontaktirati. Na primjer, možda ćete morati uvjeriti neke klijente da neće biti prekida u njihovim isporukama ili korisničkoj službi. Možda ćete morati dopustiti drugim klijentima da znaju da imaju novi kontakt u vašoj tvrtki, tko će ta osoba biti i da će ih novi predstavnik nazvati. Možda želite razmotriti glasine, obavijestiti klijente da zaposlenik koji odlazi ima klauzulu o zabrani natjecanja koju namjeravate primijeniti ili da zaposlenik odlazi u dobrim odnosima.
Razgovarajte s zaposlenikom
Upoznajte se s zaposlenikom kako biste razgovarali o svom planu kako biste kontaktirali klijente. Zamolite zaposlenika za savjete kako komunicirati s određenim klijentima, na temelju njegovih odnosa s njima, poznavanja njihove povijesti i potreba, te razmišljanja o njihovim potencijalnim problemima. Pitajte zaposlenika da li bi volio da mu se javi razlog njegovog odlaska ili da to ostavite izvan pisma. Čak i ako se odvajate od zaposlenika pod lošim uvjetima, nitko od vas ne bi trebao zapaliti mostove i oštetiti nečiji ugled na tržištu.
Odlučite o primateljima
Napišite popis primatelja slova kako biste sadržaj mogli prilagoditi svakom od njih. Dokumentirajte razloge zbog kojih pišete svaki klijent pored imena klijenta i zabilježite sve specifične sadržaje koje želite uključiti ili izostaviti u pismu tog klijenta.
Napišite prvi nacrt
Napišite prvi nacrt pisma, obraćajući se klijentu po imenu. Počnite tako što ćete ponuditi uvjeravanja, kao što je: “XYZ Co je uvijek ponosan na našu sposobnost pružanja izvrsne usluge kupcima putem našeg stručno osposobljenog osoblja.” Zatim upozorite klijenta da vaš zaposlenik odlazi, i zašto, ako imate odlučili uključiti tu informaciju. Odgovorite na sve nedoumice koje klijent može imati i recite kako ćete ih riješiti. Predstavite novi kontakt klijenta i njezine podatke za kontakt i svakako uključite sve primjenjive datume prijelaza. Dodajte postscript koji poziva sve važne informacije koje želite istaknuti, kao što je činjenica da će novi kontakt pozvati da se predstavi ovaj tjedan. Završite s pozivom klijentu da vas osobno kontaktira ako klijent ima pitanja.
Završite pismo
Neka vaši ključni menadžeri i novi kontakt svakog klijenta pregledaju nacrt različitih slova koje izradite kako biste tražili unos. Kada primite unos na prvom nacrtu pisma klijenta, izradite konačne kopije. Neka odgovarajući članovi osoblja vide konačni nacrt prije potpisivanja i raspodjele.
