Sustavi i postupci ključni su za uspješno poslovanje. Prema Michaelu Gerberu, poslovni savjetnik i autor najprodavanijeg poslovnog vodiča "E-mit", tvrtke koje upravljaju sustavima štede vrijeme, uzrokuju manje stresa i zarađuju više novca nego tvrtke koje pokreću riječi i upute vlasnika. Stvaranje uredskih procedura je vježba u logici i organizaciji, koja se najbolje provodi korak po korak.
Definirajte opseg postupka, upravo ono što je svrha postupka. Budite razumno detaljni, ali ne i opterećujući. Na primjer, potrebna vam je procedura za rukovanje dolaznom poštom koja se razlikuje od postupka za odlaznu poštu. Ne trebate drugačiji postupak za bezvrijednu poštu, račune, časopise i osobnu poštu. Te podkategorije mogu biti uključene u isti opći naslov.
Definirajte tko je odgovoran za provjeru postupka, uključujući rokove ili vremenske linije povezane s procesom. Odgovorna osoba to ne mora učiniti osobno, već mora provjeriti s delegatom koji mu je dodijeljen kako bi osigurao završetak i provjerio kvalitetu. Ova definicija najbolje je dodijeliti naslovu, a ne osobi, čak i ako znate tko će obaviti posao upravo sada.
Navedite pojedinačne zadatke inherentne ovom procesu. Stavite ih u kronološkom redu.
Napišite opis svakog zadatka, uključujući razumne rokove, potrebne alate i osnovne aktivnosti. Uključite "stanje završetka" - kakav je zadatak kada završite. Stanje završetka je od vitalne važnosti za inspekciju rada i ocjenjivanje uspješnosti zaposlenika.
Zapišite posljedice neispunjenja zadatka unutar zadanog vremenskog okvira. To uključuje disciplinske mjere za zaposlenika i plan za slučaj nepredviđenih problema koji proizlaze iz neuspjeha.
