Reći zbogom nikad nije lako, bilo da se radi o osobnom ili profesionalnom odnosu koji odlazite. Ali kada se rastanete sa svojim klijentima, bez obzira na razlog, važno je biti namjerni, transparentni i taktični dok dijelite vijesti. Vaši klijenti su odigrali važnu ulogu u vašem poslovanju i trebali biste ih tretirati kao takve.
Napravite smisleno pismo
Pisanje oproštajnih pisama klijentima ne mora biti komplicirano. Ali to treba učiniti pravodobno. Mnogi od nas žure kroz završetke zbog straha od emocija koje će se pojaviti ili su loše planirane ili preskočene u potpunosti dok se krećemo naprijed u vlastitom smjeru. Ne mora biti tako. Obilježite prigodu i čast ulozi koju su vaši klijenti odigrali u vašem poslovanju.
Upoznajte svoj čitač
Možda se čini očiglednim, ali važno je jasno objasniti razlog korespondencije s klijentima. Ideš bez posla? Odlaziš li u mirovinu? Ili uklanjate "problematične" klijente iz vaše tvrtke? Imate li formalniji odnos sa svojim klijentima ili je to više slučajan? Biti jasan na koga se upućuje pismo i vaš odnos s njima pomoći će vam odrediti kako pisati s odgovarajućim glasovnim pitanjima.
Na primjer, ako pišete oproštajna pisma grupi nepoželjnih kupaca, možete upotrijebiti ono što se zove pristup žrtvenog jarca, koji govori vašem
Budite kratki, ali topli
Šanse su, bez obzira na razlog, vaše pismo će utjecati na vaše klijente. Kada pišete pismo, razmislite o svojoj poruci. Koristite jezik koji je jasan i koncizan, ali koristite ton koji je prijateljski i pristupačan. Prenosite informacije klijentu i važno je biti što je moguće jezgrovitiji. Duga objašnjenja s pojedinostima nisu potrebna;
Nemojte zakopavati vijesti
U profesionalnim odnosima, u prvom paragrafu oproštajnog pisma treba jasno naznačiti da se odnosi s klijentima ukidaju, vremenski okvir i status usluga dogovoreni u bilo kojem ranije izdanom ugovoru ili sporazumu. Čineći to, postavite ton i učinite da vaša korespondencija bude jasna. Pokušaj da se prekine ili zakopaju loše vijesti samo će zbuniti kupca.
Pripremite svoje klijente za promjenu
U slučajevima kada se opraštate od svojih klijenata jer napuštate tvrtku, budite jasni što će se dalje dogoditi. Kupci bi trebali imati dobro razumijevanje do kraja pisma zašto odlazite, svoju vremensku crtu i što mogu očekivati. Uvijek uključite način na koji vaš klijent može kontaktirati vašu tvrtku i obavijestiti ih o sljedećim koracima.
Pisanje oproštajnog pisma klijentu ne mora biti negativno iskustvo. Zapravo, može povećati vaš kredibilitet i profesionalnost. Držite ga jednostavnim, konciznim i jasnim i šanse su da će vaše radnje biti cijenjene.
