Kada vodite bilo koji posao, njegovi dionici, menadžeri i kupci očekuju učinkovitost, pouzdanost i sigurnost. To se posebno odnosi na financijske transakcije. Unutarnja kontrola osigurava da svi poslovni ili organizacijski procesi zadovoljavaju ove zahtjeve. Međutim, važno je identificirati sve slabosti unutar vašeg unutarnjeg podešavanja kontrole. Postoji nekoliko načina uočavanja tih nedostataka i dostupne su vam informacije koje će vam pomoći. Komisija za vrijednosne papire i burze, na primjer, izdala je smjernice za praćenje unutarnjih kontrola.
Katalogizirajte sve svoje postupke unutarnje kontrole. To će uključivati dokumentiranje financijskih transakcija, dizajniranje i testiranje proizvoda, postupke nabave i unutarnju reviziju. Prije nego što detaljnije pregledate postupke, znate točno s čime se bavite. Pokušajte identificirati dijelove tvrtke ili organizacije koji mogu biti izloženiji riziku od drugih. Također procijenite dizajn svojih kontrola. To će obično uključivati dokumentaciju, organizaciju, razdvajanje dužnosti, povratne informacije i obuku.
Provesti procjenu rizika za sve vaše kontrolne postupke. Prepoznajte najvjerojatnije neuspjehe u svojoj tvrtki ili organizaciji. Procjena rizika obično ima oblik tablice. Svaki novi rizik stavlja se u red. Da biste ispitali rizik, dodajte nekoliko stupaca koji pokazuju što bi moglo poći po zlu, zašto, tko je zadužen za taj određeni proces, tko ga je pregledao, rješenja i kada je odgovorna osoba poduzela mjere.
Provesti unutarnju reviziju. To će uključivati zalihe zaliha i imovine, usklađivanje gotovine i obveze prema dobavljačima. Usklađivanje novca znači da je iznos likvidnih gotovina u vlasništvu tvrtke točan u odnosu na prihode i rashode. Revizija plativih računa znači provjeru da li sva plaćanja idu ispravnoj tvrtki ili pojedincu. Njih treba usporediti sa svim financijskim izvješćima i internim (odjel za račune) i vanjskim (banke).
Obrazovati osoblje o modernim procesima i metodama unutarnje kontrole. Unutarnje kontrole, kao i mnogi drugi aspekti poslovanja, stalno se razvijaju. Obavijestite svoje zaposlenike o svim promjenama i dobro ih uvježbajte. Nedostatak znanja i obuke ključni je razlog za neuspjehe unutarnje kontrole. Ispitati znanje radnika i održati preglede tijekom obuke osoblja.
Pratite svoje osoblje unutarnje kontrole. Procjene rizika obično stvaraju oni koji obavljaju unutarnju kontrolu. Praćenje ili provođenje vanjskih inspekcija omogućuje trećoj strani da identificira moguće slabosti koje je osoba ili tim zamijenila. One se mogu kretati od samog procesa do nadzora onih koji ga kontroliraju. Takvu inspekciju obično provodi vanjska revizorska tvrtka. Većina poduzeća ima odnose s vanjskim revizorima s povjerenjem.
Ispitajte povratne informacije od kupaca i dionika. Ima li uobičajenih pritužbi? Jesu li postojala kršenja unutarnje kontrole? Na primjer, ako određeni broj korisnika prijavljuje isti kvar proizvoda, kao što je neispravan gumb, možete raditi unazad kroz postupke vaše tvrtke kako biste pronašli problem. To bi obično značilo pregledavanje, obrnutim redoslijedom, isporuke, montaže, proizvodnje, ispitivanja i projektiranja.
Pogledajte izvješća odjela. Postoje li područja tvrtke koja su se pogoršala ili se ne poboljšavaju kako se očekivalo? Takva pitanja mogu biti uzrokovana drugim čimbenicima, ali također mogu biti znak nekakvog neuspjeha unutarnje kontrole. Svaki odjel može kontrolirati i pratiti što radi; ali izvješća odjela moraju biti povezana kako bi odražavala poslovanje u cjelini. Ispitajte ima li svaki odjel dovoljno jak mehanizam za svoje osoblje kako bi izvijestio o slabostima u kontroli.
