Postupci interne kontrole koriste se kako bi se spriječile prijevare i od vitalne su važnosti za svaku dobro vođenu organizaciju. Takvi sustavi razdvajaju dužnosti između zaposlenika unutar organizacije. Važno je imati prirucnike o postupcima unutarnje kontrole. Zaposlenici ih koriste kao reference kada su u pitanju postupci ili dužnosti. Informacije sadržane u priručnicima za postupke unutarnje kontrole variraju od tvrtke do tvrtke, ali postupak pisanja je isti.
Napišite pregled i sadržaj. Pregled ukratko opisuje fiskalnu odgovornost, koja uključuje koncepte i komponente unutarnje kontrole. Sadržaj počinje sa Segregacijom dužnosti. Sadržaj koji obično slijedi jesu: recenzije, usklađivanje, odobrenja, sredstva, isplate, ljudski resursi, nabava i kontakti.
Ispunite odjeljak o razdvajanju. Navedite pojedinosti o razdvajanju dužnosti za stvari kao što su primanje i knjiženje zaposlenika, za razliku od plaćanja pologa. Još jedna važna podjela je da, ako je jedan zaposlenik primatelj plaćanja, drugi zaposlenik vrši provjeru.
Odredite postupke za sljedeća dva odjeljka, Recenzije i Usklađivanje. Pregledi su postupci postavljeni za rutinsko provođenje proračunskih istraga, transakcija na licu mjesta i istraživanje neuobičajenih aktivnosti. Odjeljak Usklađivanje sadrži postupke kao što je uspoređivanje skupova podataka kako bi se osigurala točnost, uvid u razlike i poduzimanje radnji. To također uključuje posebno navođenje da zaposlenik koji ulazi u transakcije ne usklađuje bankovne račune.
Popunite odjeljke Odobrenja, Imovina i Distribucije. Odobrenje dio navodi koji zaposlenici imaju ovlasti za odobravanje transakcija. Ovlaštenje se daje samo odgovornim zaposlenicima s detaljnim znanjem o tvrtki. U odjeljku Sredstva nalazi se popis svih vrsta sredstava unutar organizacije. U okviru svake kategorije imovine, navode se specifični postupci kojima se detaljno opisuje kako se upravlja sredstvima i prati ih. U odjeljku Distribucije se detaljno navode pravila i postupci tvrtke za distribuciju novca, uključujući provjere plaća.
Ispunite priručnik završavanjem posljednja tri odjeljka: Ljudski resursi, nabava i kontakti. U odjeljku Ljudski resursi (HR) detaljno su opisane upute za zaposlenike u upravljanju ljudskim resursima o načinu postupanja s informacijama zaposlenika. Odjeljak Nabava objašnjava postupke nabave tvrtke. Konačno, u odjeljku Kontakti nalazi se popis osoba u tvrtki koje zaposlenici mogu kontaktirati kada se pojave pitanja ili problemi.
