Ako planirate pokrenuti pozivni centar, možete sigurno staviti na stranu staru preporuku da je lokacija sve. Budući da vas jedini kontakt s kupcima - ili većinom - nikada neće osobno posjetiti, odgovarajući prostor važniji je od mjesta. Zahtjevi za infrastrukturu i pohranu podataka također su važni. Osim toga, jer radno okruženje može postati prilično glasno, fizički izgled ne bi trebao biti udoban samo za vaše zaposlenike, već bi trebao smanjiti i buku.
Zahtjevi kvadratnih snimaka
Response Design Corp. - specijalizirana za dizajn pozivnog centra - raspravlja o prostornim zahtjevima u smislu "kvadratnih metara po sjedištu", preporučujući da dopustite 125 do 150 četvornih metara po mjestu. "Ovaj kvadratni broj primjenjuje se na sve potrebe u zajedničkim prostorima, a ne samo na kubičnu", napomene u Design Response. Što se tiče prostora u kabinama, navodi jedan pozivni centar gdje je svakom predstavniku službe za korisnike pružena kabina od 33 kvadratna metra. Kombinirajući te žarišta, ako planirate započeti s 10 telefona, trebat će vam oko 330 kvadratnih metara prostora za kabine i dodatnih 920 do 1.170 četvornih metara za sobu za sastanke, zahodi i pohranu podataka.
Odredite zahtjeve infrastrukture
Rad s poslovnim telekomunikacijskim savjetnikom za određivanje infrastrukturnih potreba. Unutarnje ožičenje, zahtjevi telefonskog sustava i propusnosti su među najvažnijim razmatranjima. Na primjer, odlučite je li standardni komutirani tradicionalni telefonski priključak ili Voice over Internet Protocol najbolji izbor. Ako odaberete VoIP, provjerite je li potencijalna web-lokacija već postavljena za uslugu svjetlovodne mreže i možete li izgraditi troškove za bilo koje potrebne izmjene u plaćanju najma ili trebate platiti te troškove unaprijed. Širina pojasa odnosi se na brzinu prijenosa podataka, što zauzvrat određuje brzinu i učinkovitost internetskih veza.
Optimizirajte okruženje za pohranu podataka
Kako bi se osiguralo vrijeme i pouzdanost sustava, instalirati podatkovnu opremu u zatvorenoj prostoriji opremljenoj zasebnim sustavom klimatizacije i opremom za praćenje vlažnosti. Avtech Software, tvrtka koja se bavi temperaturom i kontrolom okoliša u podatkovnim centrima, preporučuje sobnu temperaturu od 68 do 75 stupnjeva, a relativnu vlažnost između 45 i 55 posto.
Kupite softver i opremu
U svojoj knjizi “Comdex Call Center Training Course Kit”, autor i poduzetnik Vikas Gupta preporučuje da svi novi pozivni centri započnu s pet osnovnih tehnologija. To uključuje internetsku vezu, automatskog distributera poziva, interaktivnog sustava glasovnog odziva, integracije računalne telefonije i alata za kontakt s kupcima. Ako se usredotočite na odlazne pozive, trebat će vam i softver za prediktivno biranje. Svakom će agentu također trebati računalo i slušalice. Cijene za softver i opremu znatno se razlikuju, stoga usporedite dućan i uzmite najmanje tri ponude prije donošenja odluke o kupnji.
Smanjite šum
Telefoni za zvonjenje, razgovori u tijeku i operativna oprema doprinose bučnom radnom okruženju. To čini planiranje poda, raspored i dizajn radne stanice kako bi se smanjila buka. Mogućnosti za postizanje ovog cilja uključuju razmaknute radne stanice umjesto grupiranja agenata, dodavanje zvučnih barijera između radnih stanica, izgradnja jednog ili dva privatna ureda za sastanke i pozive koji zahtijevaju privatnost i pisače za pisanje i kopiranje strojeva s radnih stanica. Biljke i mekani namještaj koji prigušuje buku kao što su rolete, tepisi, jastuci i podstavljene stolice mogu još više smanjiti buku.
