Virtualni asistenti rade kao neovisni poduzetnici koji nude službenike i razne usluge slične službenim tajnicima, administrativnim pomoćnicima i službenicima. Uglavnom rade iz kućnog ureda opremljenog faksom, računalom, stolom, pisačem i pristupom internetu. Vrste softvera koje zahtijevaju virtualni pomoćnici ovise o njihovoj industriji. Svi virtualni asistenti koriste opći set softvera za pružanje usluga i upravljanje poslovanjem.
Objavljivanje radne površine
Softver za stolno izdavaštvo uključuje obradu teksta, prezentaciju, proračunsku tablicu i softver za baze podataka. Virtualni asistenti koji rade u marketinškoj industriji zahtijevaju izdavačke programe za izradu letaka, web stranica, razglednica, pozivnica i različitih vrsta publikacija. Ostali zahtjevi uključuju dodatak koji je uključen u softver za obradu teksta, provjeru pravopisa i gramatike, tezaurus, rječnik i prevoditelje jezika.
Transkripcija
Transkripcija se sastoji od snimanja i pisanja diktata; programi za transkripciju olakšavaju reprodukciju snimljene komunikacije. Virtualni pomoćnik može zaustaviti, pokrenuti, premotati i zaustaviti snimanje. Možete poslati snimljeni transkript putem e-pošte kao što je ili kao komprimirana datoteka. Od 2011. uobičajeni formati uključuju MP3 i WMV. Nekoliko programa za snimanje kompatibilno je s različitim formatima.
Knjigovodstvo
Upravljanje poslovom virtualnog pomoćnika zahtijeva knjigovodstveni softver i softver za naplatu. Virtualni asistenti specijalizirani za knjigovođe trebaju koristiti sveobuhvatni knjigovodstveni sustav. Ovi pomoćnici mogu stvarati račune, ponude i prijedloge; evidencija plaćanja; i praćenje radnog vremena s jednim programom ili s različitim programima za stolno izdavaštvo.
Komunikacija
Komunikacijski softver je još jedna potreba za virtualnim asistentima. Dostupni softver za faks i e-poštu nude personalizaciju i gotove predloške. Virtualni asistenti mogu odabrati izradu predloška koji odgovara njihovom poslovnom imidžu. Korištenje internetske telefonske usluge smanjit će troškove telefonskih računa za međugradske i mjesečne telefone. Korištenje programa za e-poštu i faksiranje na mreži zahtijeva dobru internetsku vezu.
