Digitalni svijet učinio je komunikaciju nedvojbeno najvažnijim vještinama za pojedince i korporacije. Kada se komunikacija raspada unutar tvrtke, to je često prediktor kada će druga dinamika na radnom mjestu slijediti tu spiralu prema dolje. Za svladavanje komunikacije, potrebno je razumjeti temeljne razlike između formalnih i neformalnih komunikacija i kada se svaka od njih najbolje primjenjuje. Kada je komunikacija fluidna i otvorena, često dovodi do povećane učinkovitosti, boljih odnosa i većeg morala.
Što je korporativna komunikacija?
Prije ulaska u zamršenost formalnih i neformalnih komunikacijskih metoda, dobro je imati osnovnu suštinu onoga što obuhvaća korporativnu komunikaciju.
Korporativna komunikacija može biti i unutarnja i vanjska. Ponekad to može biti obrazovanje zaposlenika o imidžu marke i kako održavati i projektirati brand kroz sve njihove napore. Komunikacija se koristi za izgradnju odnosa s dionicima. Kroz slanje poruka šteta se kontrolira ili pogoršava kada stvari idu bočno. Komunikacije definiraju marketing, odnose s javnošću i vanjsku prepoznatljivost marke. U porukama i komunikacijama korporacije stvaraju okvire u kojima se nalaze i na kojim projektima se spuštaju cijevi.
Ukratko, korporativne komunikacije su iza gotovo svakog aspekta modernog poslovanja. Izazov u komunikaciji ključan je način kako zaposlenici i menadžment mogu svoju karijeru dovesti do većih visina.
Što su formalne i neformalne komunikacijske metode?
Bilo koji način koji odabere učiniti nešto poznato je metoda komunikacije i raznolikost je ogromna. Neki uključuju:
- Razgovaramo o hladnjaku vode.
- Slanje e-pošte za cijelu tvrtku ili osobu.
- Knjiženje na korporativne forume.
- Dijeljenje u korporativnom biltenu.
- Približavanje brošure na oglasnoj ploči blagovaonice.
- Peer-to-peer chat poruka.
- Grupni ili timski razgovori u tvrtki Slack group ili Basecamp ploči.
- Obraćajući se okruglom stolu.
- Govori na pikniku tvrtke.
- Bilo koji oblik tekstualnih poruka, društvenih medija, pa čak i videozapisa.
- Izdavanje izvješća dionika.
Nijedna od tih metoda nije učinkovita za komunikaciju. Svi dobiju riječ. Pitanje je jesu li prikladna metoda za tu poruku? Što je još važnije, jesu li neprikladne?
U nekim regijama slanje poruka nakon radnog vremena može biti protivno zakonu ili u suprotnosti s ugovorenim uvjetima zaposlenika. Prijateljstvo na Facebooku može biti neprikladno za nadzornika ili upravitelja jer to može dovesti do neobuzdanog neformalnog rada izvan radnog vremena. Od regije do regije i od tvrtke do tvrtke, današnji niz komunikacija predstavlja niz dilema i razmatranja koje treba priznati i razumjeti i od strane menadžera i zaposlenika.
Primjeri neformalnih komunikacijskih metoda
Neformalne komunikacije su sve metode komuniciranja koje ne slijede korporacijski lanac zapovijedanja ili se pridržavaju utvrđenih najboljih praksi unutar tvrtke. To može uključivati tračeve, glasine, neobavezno brbljanje, šalu na pauzu i dalje. To se događa u porukama e-pošte, tekstovima, aplikacijama za grupne poruke, rukopisnim bilješkama, postavljenim na izvješća, telefonskim pozivima, pa čak iu timskim blogovima. Često se smatra vršnjakom, što znači da se rijetko događa s osobama na različitim razinama vlasti.
Općenito, može biti naglo, neplanirano, neobavezno i neprovjereno. Obično se ne misli uzeti kao konačna riječ i često se očekuje da će biti zabranjena.
Možda jedan zaposlenik kaže: „Vidio sam izvješća o prodaji i mislim da to znači loše stvari za našu sigurnost posla.“ Ovo je neformalna komunikacija koja ni na koji način ne predstavlja krajnji rezultat tvrtke. Prodaja može biti smanjena iz bilo kojeg razloga, od velikog klijenta koji proglašava bankrot do razvoja proizvoda koji se razvija za novo lansiranje koje bi moglo učiniti stari proizvod zastarjelim. Da bi svatko mogao prihvatiti tako bezobrazan komentar kao evanđelje mogao bi biti opasan za moral tima. Važno je da zaposlenici shvate da slučajna opažanja kao "neformalna komunikacija" jedne osobe mogu oštetiti tim.
Recimo da još jedan zaposlenik šalje tekst u cijeloj tvrtki pozivajući sve za piće nakon radnog vremena na Wanda's Watering Hole, gdje su sretna pića najjeftinija ikad. To se možda dogodilo na korporativnom računu i može uključivati zaposlenike, ali to je neformalno i nesankcionirano okupljanje ureda. A to su izvrsni graditelji tima i trebali bi ih se ohrabrivati, ali tvrtka treba imati pravila o tome kako su takvi događaji organizirani - kao što su ne putem računa tvrtke e-pošte.
Neformalna komunikacija također može biti bilo kakvo snimanje povjetarca. Zaposlenici govore o svom vikendu ili šire vijest da je Joyce imala bebu. Nogometni bazeni, čavrljanje o vremenskim prilikama, griženje oko parkiranja ili glasno razmišljanje o novom tromjesečnom izdanju proizvoda - sve je to neformalno.
Kada je komunikacija na radnom mjestu neformalna, često ne postoji potreba za održavanjem privatnosti niti očekivanjem privatnosti.
Primjeri metoda formalnog komuniciranja
Kada se formalno komunicira na radnom mjestu, općenito postoji usmjereno razmatranje. To je odozgo prema dolje, odozdo prema gore, bočno ili vodoravno. Uključuje odjele i uspostavljene prakse. Formalna komunikacija općenito je zamišljena prije vremena - to je poruka koja je osmišljena i planirana, a zatim se distribuira za određene zaposlenike, određene odjele ili čak tvrtku ili njezine dionike u cjelini.
To se također može pojaviti u e-pošti ili putem telefonskih razgovora. Ali najvažniji kriterij za formalno komuniciranje je da se on smatra „komunikacijom ispravnih kanala“.
Primjer za to može biti kada tvrtka od mjedi izdaje e-poštu s privitkom koji je službeno napisan, objašnjavajući zašto se prekovremeni rad ne može naplaćivati i neće se nadoknaditi za određeno trajanje. Takvo pismo uključivalo bi upravljanje, računovodstvo, a možda i pravni odjel, kako bi se tvrtka zaštitila od bilo koga tko je pogrešno razumio pismo i pokušao obračunati neodobreno prekovremeno. To će vjerojatno uključivati "potvrdu čitanja" na e-mailu kao dokaz da je svaki primatelj otvorio i pročitao navedeno priopćenje.
Izvješće o zalihama dionika je formalna komunikacija. Pregled zaposlenika kod upravitelja može se smatrati formalnom komunikacijom kada se radi o pisanom izvješću. Videozapis koji je osmislila uprava kako bi objasnila projekt i koji je dostupan putem korporativnog oblaka je formalan, dok je videochat neformalan. Korporativni blogski post je formalan način za dobivanje vijesti o novim proizvodima ili uslugama, ne samo timu tvrtke, već i njihovim postojećim i potencijalnim klijentima. Kada se javljaju loše vijesti o projektu i odjel za odnose s javnošću stavlja vatru, to je vanjska formalna komunikacija.
Sve ove metode komunikacije dijele veliku stvar - niti jedna od njih nije spontana. Svi će vjerojatno uključivati dobru gramatiku, koncizan jezik, industrijski žargon, korporativne pojmove i vjerojatno čak i brendiranje tvrtke.
Zašto vam trebaju formalne i neformalne metode komuniciranja
Komunikacija toliko utječe na ono što se događa u našim životima. Uguši strahove; ona inspirira i obrazuje. Gradi odnose i može ih rastrgati.
Tvrtke koje ne uspijevaju ostvariti dobru komunikaciju često su izložene širokom rasponu problema. Može zbuniti zaposlenike o tome što poduzeti ili kako se ponašati. Mogu se pojaviti sukobi između odjela. Pogreške se događaju. Oluja može bljesnuti. Rezultati mogu biti sve, od neučinkovitosti do pravnih problema.
Uz dobru komunikaciju - i neformalnu i formalnu - korporativna kultura ima tendenciju da bude jača, zdravija i produktivnija. Kada zaposlenici osjećaju da imaju alate za međusobnu komunikaciju i upravljanje, često bolje razumiju svoje uloge i ciljeve.
Kada menadžment ima širok raspon dostupnih načina za komunikaciju sa zaposlenicima, on stvara bolje odnose, potiče veću lojalnost i može dovesti do povećanja ukupne produktivnosti.
Ako se komunikacija događa samo neformalno ili formalno, to stvara sukobe.
Primjeri mješovite ili loše upravljane komunikacije
Možda se uprava nikad ne miješa s njihovim timom. Možda Peter, šef prodaje, nema pojma da se John u posljednje vrijeme redovito mučio, zahvaljujući Johnovom hrabrom licu. Kao rezultat toga, Peter ne shvaća da je tim pod stresom jer se John toliko trudi. Kada Ivan obavijesti Petra da mu je dijagnosticiran rak, to je šok, jer Peter nikad nije cijenio razgovor oko hladnjaka za vodu i izbjegava neformalne poruke e-pošte. Budući da je Peter bio toliko udaljen na neformalnoj razini, njegov prodajni odjel mu ne vjeruje, a strahuju od onoga što Johnova dijagnoza raka znači za Johnovu sigurnost na poslu i predstojeće radno opterećenje.
Dobri menadžeri shvaćaju da neformalna komunikacija čini odnose jačim, ne samo na njihovom kraju, nego kao blok za izgradnju morala za cijelu tvrtku, od recepcionara pa do potraživanja.
Međutim, ako je komunikacija samo neformalna, zaposlenici su zbunjeni i frustrirani. Ako se svaka politika tvrtke izdaje samo spontanim, reakcionarnim e-mail eksplozijama, a nikada se formalno ne izdaje kao dobro promišljena poruka, može se osjećati kao da se stubovi ciljeva stalno kreću. Je li to doista politika, ili samo drugo raspoloženje u kojem je uprava?
Možda, u svibnju, voditelj razvoja proizvoda razbija tvrtku s neobaveznom pisanom porukom e-pošte koja kaže: “Tim je naporno radio na novom sučelju koje će olakšati korištenje našeg računovodstvenog softvera klijentima. Nisam siguran u ime ili datum izlaska, ali definitivno je u izradi."
Tada je u srpnju izašla poruka e-pošte s natpisom: "Vratili smo se na ploči za crtanje na sučeljima. Cilj je povećana funkcionalnost koja rezultira manjim brojem poziva korisnicima."
Ipak, nije bilo službenog priopćenja o bilo kakvom povezivanju s redizajniranjem sučelja. Što bi zaposlenici trebali reći ili učiniti u vezi s pitanjima sučelja ako klijenti pitaju? U ovom slučaju, imperativ je da se tvrtka spoji i izda službena komunikacija u kojoj se točno kaže na što radi razvojni tim, jer je to ključna informacija za svaku razinu tvrtke, od izrade proračuna do marketinga, a odjeli mogu razviti plan djelovanja na nadolazećim sučeljima.
Kako podučavati zaposlenike formalnim i neformalnim komunikacijskim metodama
Kada je riječ o komunikaciji, u pitanju je više nego ikad. Politike su kritične u poslovnim okruženjima, a kada se izlažu, to je formalno. Potrebne su pisane smjernice, uz pojašnjenja po potrebi. Možda se razjašnjavanje može dogoditi putem obraćanja osoblju na sastanku, ili dopuštanja Slack kanala za raspravu, ali važno je da ne bude dvosmislenosti.
Pozovite zaposlenike da se angažiraju i postavljaju pitanja ako nisu sigurni u bilo što. Dajte im do znanja da je u redu poslati e-poštu ili drugu pisanu komunikaciju ako žele odgovore na papir. Takav papirni trag štiti i tvrtku.
Politike bi trebale naznačiti gdje tvrtka stoji na takvim stvarima kao što su glasine - da može biti štetno i neproduktivno, da svi zaposlenici zaslužuju poštovanje i privatnost o pitanjima kako na radnom mjestu tako i izvan njega. Politike bi također trebale pojasniti da, iako su ljudi slobodni koristiti društvene medije kao privatne osobe, oni ne smiju dijeliti radni proizvod ili govoriti o pitanjima društva na svojim društvenim kanalima.
Smjernice također mogu pojasniti da li je u redu koristiti neformalno e-poštu u radu ili je li takvo priopćenje ograničeno na aplikacije za slanje poruka i slično. Oni bi trebali odrediti postoje li pravila za slanje poruka ili slanje e-pošte nakon radnog vremena i ako se od zaposlenika očekuje da nadgledaju ove off-site.
Tu se također trebaju ponavljati politike o flertiranju i uznemiravanju jer su one uvijek neformalne komunikacije koje često podcjenjuju pravila tvrtke.
Naposljetku, pisani priručnik o komunikaciji unutar tvrtke je najbolji način za uspostavljanje korporativne komunikacijske kulture. Zapamtite, neformalna komunikacija je vrijedan, moralno-graditeljski dio svakog radnog mjesta i trebalo bi joj se ponekad dopustiti da cvjeta. Naravno, može se izmaknuti kontroli ako je non-stop, tako da tvrtka treba imati smjernice o tome kada je to prikladno i što je prikladno da se o tome neformalno raspravlja. Seksualna osvajanja, ne, ali veliki vikend u kolibi, to je u redu.
Na kraju, stvaranjem pozitivne, otvoreno komunikativne radne okoline, otkrit ćete da vaša tvrtka ima manje stresno, produktivnije okruženje, s zaposlenicima koji se osjećaju lojalnijim i cijenjenijim na radnom mjestu.
