Vaš upravitelj vas je zamolio da istražite tržišni trend i izradite izvješće za vaš odjel kako bi vaša tvrtka mogla izraditi strategiju za povećanje tržišnog udjela i dobiti. U ovom trenutku morate odlučiti koju vrstu izvješća napisati. Poznavanje razlika između formalnih i neformalnih izvješća pomoći će vam u odabiru ispravnog stila.
Neformalno izvješće
Neformalna izvješća obično su interna izvješća i mogu se uputiti drugim članovima voditelja odjela i odjela. Koriste se i za izvješća koja će cirkulirati u cijeloj tvrtki. Koriste osobne zamjenice i kontrakcije. Iako izvješće može imati nekoliko odjeljaka, obično je kraće od formalnog izvješća. Stranica sa sadržajem nije uključena. Neformalna izvješća mogu se formatirati čak i kao podsjetnik.
Neformalna struktura
Vaš uvod i zaključak uključeni su u tijelo izvješća, a ne postoji sažetak. Ako je potrebno, uključite vrlo kratke naslove. U uvodu kratko iznesite problem, što ste učinili i svoj konačni zaključak. Imate ciljanu publiku, stoga izravno razgovarajte s njima u svojoj raspravi. Navedite činjenice i ne uljepšajte detalje, ali provjerite je li izvješće razumljivo. Podsjetite čitatelja koji su vaši zaključci. Vaše će izvješće biti ispravno označeno desnim s fontom od 10 do 12 točaka. Uključite svoje preporuke i napredak koji ste postigli u rješavanju problema. Budite pozitivni u pogledu očekivanja i preporuka.
Formalno izvješće
Ako pišete izvješće za više rukovodstvo ili drugu organizaciju, trebat će vam službeno izvješće. Formalni izvještaji koriste se i za znanstvene radove u visokom obrazovanju. Formalni izvještaji su duži i dobro istraženi. Formalni izvještaji su bezlični, rijetko koriste osobne zamjenice i kontrakcije.Sažeci se nalaze na zasebnim stranicama i obično imaju više od jednog naslova. Formalnim izvješćima može prethoditi i prijedlog. Uključite stranicu sa sadržajem ako je izvješće dulje od pet stranica. Možda će biti potrebno propratno pismo ili dopis.
Formalna struktura
Uključite naslovnicu koja nalikuje naslovnici knjige. Sažetak ukratko sažima problem, proces istraživanja i konačne zaključke na jednoj stranici ili manje. Naslovna stranica obuhvaća naslov izvješća, osobu koja je sastavila izvješće, datum izdavanja i datum podnošenja. Sažmite svoju početnu tezu ili svrhu studije i uključite sve pojedinosti koje su potrebne da bi publika mogla u potpunosti razumjeti pitanje. Uključite sadržaj i popis tablica i slika. Tijelo vašeg izvješća sadržavat će uvod, pregled istraživanja i konačne zaključke i preporuke. Završite izvješće s potvrdama, popisom referenci na kojima ste locirali svoje istraživanje i svim dodacima.
