Tvrtke danas imaju sreću da imaju na raspolaganju mnogo alata koji pomažu olakšati učinkovitu komunikaciju. Od aplikacija za slanje poruka do videopoziva i internetskih platformi za suradnju timova ne postoji nedostatak načina komuniciranja s kolegama, klijentima, partnerima i poslovnim dionicima. Iako postoji nekoliko različitih komunikacijskih sustava koje tvrtke mogu ugraditi u svoje svakodnevne procese, kvalitete učinkovite komunikacije i dalje su potrebne bez obzira na to koja se platforma koristi.
Pažljivo slušajte razgovor
Slušanje je ključni element potreban za učinkovitu komunikaciju. U poslovanju je važno prakticirati aktivno slušanje, što znači truditi se čuti i razumjeti što vam netko govori. Ako kolega s vama razgovara o problemu s klijentom, važno je razumjeti pojedinosti prije skakanja s rješenjem.
Ljudi ne vole razgovarati s nekim tko ne uzima vremena za slušanje onoga što imaju za reći. Da biste kolegi pokazali da aktivno unosite podatke, možete ponoviti ili preformulirati dijelove razgovora kako biste pokazali svoje razumijevanje situacije s klijentom. Postavljanje pitanja kako bi se razjasnili detalji također je način za aktivno slušanje i cjelovito razumijevanje velike slike.
Upoznajte svoju publiku
Izmjena poruke koja se temelji na publici je kriterij za učinkovitu komunikaciju. Ono što morate reći jednoj osobi neće biti pravo za drugu na temelju njihove uloge u organizaciji i njihovog poznavanja teme. Da biste uspješno prenijeli svoju poruku, morate izmijeniti svoj jezik, ton i medij tako da bude prikladan za vašu publiku.
Na primjer, način na koji razgovarate s rukovoditeljem u vašoj organizaciji može se razlikovati od načina na koji razgovarate s vršnjacima, čak i ako je sadržaj vaše poruke isti. Neki ljudi koriste više formalni jezik s nadređenima dok koriste kolektivni poslovni jezik. Kultura vaše tvrtke također će utjecati na način na koji komunicirate s unutarnjim i vanjskim dionicima.
Budite kratki, potpuni i ispravni
Pružanje jezgrovite komunikacije na točkama pomaže u izbjegavanju ponavljanja i frustracija. Uklanjanjem nepotrebnih detalja iz komunikacije, možete smanjiti šanse za nesporazume. Ovih dana rasponi pažnje ljudi su kratki, tako da je prenošenje vaše poruke za deset minuta učinkovitije od 30 minuta. Na primjer, ako se s klijentom sastajete o mogućnostima prodaje, pokažite im da poštujete njihovo vrijeme držeći prezentaciju što je moguće jezgrovitijom.
Iako je učinkovita komunikacija kratka i koncizna, ona također mora biti potpuna. To znači da poruka mora sadržavati sve relevantne činjenice i mora biti organizirana logično, tako da je lako slijediti. Na temelju toga s kim razgovarate, možete preuzeti određene aspekte njihovog znanja, a pružiti pojedinosti koje možda ne znaju. Pružanje punog značenja poruke ključno je za učinkovito komuniciranje. Na primjer, ako radite s novim poslovnim partnerom i raspravljate o nabavnim zalihama od njih, bitno je da im dostavite sve specifikacije materijala koje trebate. Bez pružanja tih vrijednih informacija, dobavljač možda neće moći isporučiti prave dijelove, što može uzrokovati frustracije, kašnjenja i loše odnose.
Pružanje činjenica kao što jesu bez preuveličavanja je jedna od odlika dobrih komunikacijskih vještina i izbjegava nejasnoće i konfuziju. Ako, na primjer, rješavate pritužbu s klijentom, morate dobiti povratnu informaciju od obje strane kako biste shvatili problem.
Uključite povratne informacije u poruku
Učinkovita komunikacija uključuje davanje i primanje pravovremenih povratnih informacija. Povratne informacije pomažu pokazati i vama i osobi s kojom komunicirate je li poruka poslana i primljena točno. Ako su povratne informacije potpuno izvan baze, to može pokazati da niste učinkovito komunicirali ili da primatelj nije u potpunosti razumio vaše značenje.
U poslovnom okruženju, povratne informacije su kritične kada radite u timu. Na primjer, ako ste na rukovodećem položaju, osoblju ćete morati pružiti konstruktivne povratne informacije o njihovoj izvedbi, ulozi i komunikacijskim vještinama s klijentima. Povratne informacije uključuju i pohvale, koje mogu pojačati moral tvrtke i povećati drugarstvo.
Osim pružanja povratnih informacija, potrebna je i učinkovita komunikacija. Konstruktivne povratne informacije korisne su za poboljšanje izvedbe na poslu. Ako ste, na primjer, zaduženi za govor tijekom sastanka na razini cijele tvrtke, svakako pitajte ključne članove svog osoblja za povratne informacije nakon govora. Njihove povratne informacije će vam reći hoće li vaš govor biti učinkovit u prenošenju vaše poruke, te će vam pokazati je li vaše osoblje shvatilo glavne točke koje ste željeli komunicirati. Njihove povratne informacije također će vam pokazati područja na kojima trebate poboljšati svoje komunikacijske vještine. Na primjer, ako je kritika bila da je govor bio predug, znate da za sljedeći put možete raditi na tome da budete koncizniji u svojoj komunikaciji.
Pokažite poštovanje kroz vaš razgovor
Poštovanje ljudi s kojima komunicirate važan je kriterij za učinkovitu komunikaciju. Ljudi su više motivirani da s vama sudjeluju ako pokažete poštovanje prema njima i njihovim idejama. Na primjer, ako prvi put susretnete potencijalnu osobu, možete pokazati poštovanje tako što ćete se obratiti njima koristeći njihovo ime, što ih čini osjećajima zahvalnima. Uzimajući vrijeme za čitanje o njihovom poslovanju i adresiranje u razgovoru, dug put ćete pokazati da ih poštujete.
Ako razgovarate s poslovnim partnerom putem telefona, pokažite poštovanje time što ćete ostati usredotočeni na razgovor koji imate pri ruci. Umjesto da provjeravate e-poštu ili pregledavate web dok razgovarate telefonom, ostati angažiran s njima tijekom telefonskog poziva je poštovanje.
Kada komunicirate putem e-pošte s kolegama, uzmite još nekoliko minuta da biste lektorirali poruku, tako da nema grešaka u pisanju i pravopisnih ili gramatičkih pogrešaka. Pokazujete poštovanje tako što ćete odvojiti vrijeme da pažljivo konstruirate svoju poruku.
Ne zaboravite na neverbalnu komunikaciju
Riječi koje koristimo za komunikaciju čine manje od 10 posto poruke koju prenosimo. To znači da su neverbalni signali presudni za učinkovitu komunikaciju. Ton vašeg glasa pokazuje način na koji se osjećate kada komunicirate. Ako želite biti prijateljski raspoloženi, budite sigurni da je vaš ton prijateljski.
Gestikulacije ruku, stav i govor tijela pomažu u prenošenju značenja vaših riječi. Prelaženje signala o rukama da ste obrambeni ili zatvoreni dok uspostavljate kontakt očima pokazuje da tražite povezivanje.
Obratite pozornost na neverbalne signale koje prenosi osoba s kojom razgovarate. Njihov stav, ton i govor tijela pokazat će vam kako se osjećaju o onome što govorite i mogu pomoći u načinu na koji komunicirate s njima.
Zahtjevi dobrog komunikacijskog sustava
Dobar komunikacijski sustav zahtijeva da odaberete pravi komunikacijski sustav za taj posao. S toliko dostupnih opcija kao što su telefon, poruke, e-pošta i osobno, morate odabrati medij koji najbolje odgovara temi razgovora. Na primjer, ne biste uputili svog šefa da napusti položaj ili zatražiti povišicu. Takve važne razgovore treba obaviti osobno. Isto tako, ne trebate osobni sastanak za manje važne poslovne probleme, koji se mogu prenijeti putem e-pošte radi uštede vremena i resursa.
