Zatvarate tvrtku. Možda se povlačite ili ulazite u priliku za drugačiji pothvat. Sve tvrtke stvaraju papirologiju, a kada se vaše poslovanje zatvori, mora se riješiti pitanje koliko dugo treba zadržati te dokumente.
Razlozi za vođenje evidencije
Vladine agencije, kao što su Služba za unutarnju poreznu upravu i odjeli državne riznice, najvjerojatnije su subjekti koji bi mogli zatražiti razne prošle poslovne dokumente. Održavanje svih vrsta poslovnih evidencija bit će korisno ako se pojavi potreba za potkrijepljenjem zahtjeva, transakcija i informacija podnesenih na poreznim prijavama. Iako u određenim slučajevima, kao što je istraga prijevare ili druge građanske ili kaznene radnje podnesene protiv tvrtke, postoji zastara u mnogim poslovnim pitanjima, prošle poslovne evidencije mogu biti potrebne bez obzira na to koliko su se vremena dogodili. Nikada ne znate kada stare poslovne knjige mogu biti korisne, pa je preporučljivo voditi sve poslovne dokumente sve dok je to izvedivo. Međutim, postoje opće smjernice o dužini čuvanja zajedničkih dokumenata.
Razdoblja zadržavanja određene stavke
Od datuma podnošenja, držite otkazane čekove, bankovne položaje, izjave o kreditnim karticama i glavne knjige najmanje tri godine. Držite bankovne izvještaje, evidencije o inventaru, račune, prodajne evidencije, kasete blagajne, W-2s, 1099s i druge dokumente o poreznim prijavama najmanje šest godina. Ako je vaše poduzeće osnovano kao korporacija, čuvajte mjesečna i tromjesečna financijska izvješća za najmanje tri godine.
Zapisi koje treba zadržati na neodređeno vrijeme
Čuvajte plaćanja koja se odnose na osoblje i povezane dokumente, kao što su naknade za radnike, mirovinske evidencije i zadržavanja poreza na dohodak zaposlenika, koliko god možete. Ako zaposlenik prošle tvrtke podnese prijavu za naknadu za nezaposlene, prijavljuje se za novi posao ili ima pitanja koja se odnose na vrijeme zaposlenja, to što će ti dokumenti biti dostupni bit će najvredniji. Svi dokumenti vezani uz tvrtke trebali bi se čuvati na neodređeno vrijeme, iako korporacija više nije u poslovanju. Takvi dokumenti uključuju potvrdu o osnivanju, zapisnik o sastanku upravnog odbora, ugovore o radu, transakcije dionicama, patente i žigove, te sve dokumente vezane uz sud. Treba voditi evidenciju o korporativnoj imovini i potraživanjima i obvezama.IRS-ova zastara je tri godine od datuma podnošenja poreznih obrazaca u kojima se vrše revizije. Međutim, kao što je spomenuto, vođenje evidencije o dohotku i odbitcima trebalo bi zadržati na neodređeno vrijeme, ako je to moguće.
Entiteti koji mogu zatražiti prošle zapise
Savezne agencije koje će najvjerojatnije zatražiti informacije o prošlim dokumentima su Služba za unutarnje prihode, Odjel za rad, Uprava za socijalnu sigurnost, Komisija za jednake mogućnosti zapošljavanja i Imigracija i naturalizacija. Evidenciju za državne agencije, kao što je podjela poreza i lokalne općine, također treba čuvati što je duže moguće, čak i nakon prestanka poslovanja. Spremite datoteke na sigurno mjesto, po mogućnosti na mjesto zaštićeno od požara, poplave, krađe i drugih gubitaka. Netko osim sebe također bi trebao znati gdje se čuvaju ti važni zapisi.
