Računi obveza prema dobavljačima važni su dokumenti za pojedinca ili tvrtku. U idealnom slučaju, vaša bi tvrtka trebala implementirati sustav pohranjivanja ili arhiviranja koji vlasnicima i drugom osoblju omogućuje da preuzmu račune i zapise o imovini i računima kada je to potrebno. Iako vaše poduzeće ne mora trajno čuvati podatke o svojim računima, trebalo bi ih čuvati najmanje 10 godina.
Desetljeće zapisa
Koliko dugo trebate čuvati vaše poslovne zapise u datoteci ovisi o radnji, trošku ili događaju koji dokument bilježi, prema internoj poreznoj službi. Dokumenti koji se odnose na transakcije i plaćanja moraju se čuvati najmanje 10 godina, navodi Financial Web. Takvi dokumenti uključuju bankovne izvještaje, ugovore, obveze prema dobavljačima i evidenciju potraživanja te otkazane čekove.
Učinkovite rekordne stijene
Osnovni razlog za vođenje evidencije o plaćanju računa je ako netko ima pitanje o prodaji ili starom ugovoru. U takvim slučajevima morate biti u mogućnosti pravodobno locirati stavke koje se odnose na prodaju ili ugovor. Imati pristup evidenciji o obvezi plaćanja računa također je važna u slučaju da klijent ili zaposlenik tuži Vašu tvrtku.
Zadrži IRS Sretan
IRS predlaže držanje na zapise koji podržavaju stavku prihoda ili odbitaka na povrat poreza dok razdoblje ograničenja za taj povratak ponestane, što je razdoblje u kojem možete izmijeniti poreznu prijavu za potraživanje kredita ili povrata. To znači da morate imati dostupnu evidenciju o obvezama prema dobavljačima kako biste mogli dokumentirati dobit ili gubitak od prodaje ili otuđenja sredstva za vrijeme u kojem sredstvo ostaje u uporabi. Nakon toga morate čuvati sve zapise i primitke koji se odnose na imovinu još tri godine, navodi QBalance.com.
Više od evidencijskog čuvanja
Da biste maksimalno povećali prostor i smanjili mogući gubitak zapisa od požara, krađe ili uništenja, vaša tvrtka možda želi otići bez papira. Prijenosom obveza prema računima na elektronički sustav arhiviranja, vaše poslovanje može smanjiti administrativne troškove i vrijeme osoblja. Programi su dostupni online i lokalno u uredskim trgovinama. Naknade se primjenjuju i uvelike variraju ovisno o programu. Sustavi automatiziranih obveza prema dobavljačima često pružaju elektroničko fakturiranje, usluge plaćanja i online praćenje / izvješćivanje.
