Redovito zakazivanje sastanaka osoblja bitan je komunikacijski alat. Umjesto oslanjanja na dopise ili e-poštu, pristupate licem u lice. To ne samo da pruža mogućnosti za pružanje relevantnih informacija, nego i za odgovaranje na pitanja i razjašnjavanje mogućih nesporazuma. Međutim, za razliku od drugih vrsta sastanaka, brifing se obično usredotočuje na poslovanje ili projektne operacije i traje ne više od 15 minuta do 30 minuta.
Osnovna pravila
Iako su sastanci sa sastancima često neformalni, osnovna pravila za dobro ponašanje i komunikaciju i dalje bi se trebala primjenjivati. Kratki vremenski okvir čini važnim uspostaviti pravila koja osiguravaju da drugi slušaju kada netko govori, da komunikaciju održava točnom i profesionalnom, te da potiče pitanja i produktivne povratne informacije. Osim toga, budući da se informativni sastanci usredotočuju na pružanje ažuriranja i drugih relevantnih informacija, članovi osoblja trebaju shvatiti da to nije mjesto za raspravu o politikama ili odlukama tvrtke.
Radite s unaprijed određenim dnevnim redom
Pripremite dnevni red neposredno prije početka brifinga. To je potrebno kako bi se osiguralo da brifing uključuje i standardne stavke i bilo kakve vijesti. Na primjer, dnevni red brifinga za osoblje prije smjene može uključivati zadatke, raspoređivanje prilagodbi i informacije o događajima koji su se dogodili tijekom prethodne smjene. Možete rasporediti dnevni red ili zatražiti od osoblja da vodi bilješke. Cilj je zadržati vas na pravom putu i osigurati da brifing bude koristan.
Počnite s Bangom
Provedite prve dvije minute svakog brifinga energizirajući i motivirajući članove osoblja. Počnite s najavama s dobrim vijestima, kao što je čestitanje timu na ostvarenju prodajnih ciljeva prethodnog dana, dobrodošlicu novom zaposleniku ili najavljivanje datuma za poštovanje zaposlenika. Prema riječima Alberta Mensaha, profesionalnog trenera i autora, ono o čemu govorite nije toliko važno koliko to proizvodi motivacijski učinak.
Rezervirajte pitanja za kraj
Rezervirajte većinu vremena za distribuciju informacija. Recite članovima osoblja da ćete na kraju uzeti pitanja i razjasniti informacije, a ne tijekom brifinga. To je važno kako bi se osiguralo da ostanete unutar vremenskog okvira i da svatko bude usredotočen na informacije koje su vam na raspolaganju. Ako ne možete odmah odgovoriti na pitanje, dobiti odgovor nakon što brifing završi i što je prije moguće, posebno za pitanja osjetljiva na vrijeme.
