Potpuna usklađenost s podzakonskim aktima vaše tvrtke znači da morate voditi sastanke odbora direktora kako propisuju ti zakoni. Članovi imaju kontrolu nad aktivnostima koje odbor poduzima na tim skupovima, ali oni imaju mnogo manje prigovora o nastavku sastanaka. Zapisnici sa sastanaka, koje sudovi tumače kao pravne dokumente, toliko su značajni da, kako kaže poslovni savjetnik Carter McNamara, "… ako to nije u zapisniku, to se nije dogodilo."
Saznajte što se događa na tipičnom sastanku odbora direktora tako što ćete pregledati uzorak dnevnog reda u pomoći za upravljanje. Prilagodite ovaj program kako bi odgovaralo kulturi i svrsi vaše tvrtke. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Odredite nekoga - obično tajnika odbora - da bi zapisnik sastanka. Zapisnik treba sadržavati informacije koje je preporučio McNamara: naziv tvrtke, datum i vrijeme sastanka, koji je sazvao sastanak kako bi naručio, nazočne, podnesene prijedloge, sukobe interesa koji spriječavaju sudionika u glasovanju, suzdržani od glasovanja i razloge koji su navedeni, kada sastanak je završio i tko je pripremio zapisnik.
Odlučite je li prisutan kvorum - najmanji broj članova koji su potrebni za poduzimanje akcije. Kao što predlaže Čikago Odvjetnički odbor za građanska prava prema Priručniku zakona, provjerite podzakonske akte kako biste saznali koliko je članova potrebno za kvorum. U većini korporacija to će činiti obična većina. Na primjer, odbor s deset članova imao bi kvorum ako bi ih bilo šest.
Neka predsjednik odbora pozove sastanak po nalogu, kao u uzorku zapisnika iz pomoći za upravljanje. Tajnik bi trebao nazočiti nazivajući članove odbora koji glasno reagiraju ako su prisutni.
Pitajte jesu li članovi odbora pregledali zapisnike s prethodnog sastanka i ako su predložene promjene. Zatim pitajte druge članove da li se slažu s promjenama. Napomena sporazum i neslaganje.Tada glasovati o tome da li promjene trebaju biti napravljene. Ako većina glasa da, objavite da će izmjene biti donesene i dostavljene svim članovima na odobrenje na sljedećem sastanku.
Zamolite predsjedavajuće odbora da izvijesti o događajima od posljednjeg sastanka. Primijetite kako se uzorci koje je McNamara uputio odnose na članove koji opisuju sastanke ili događaje kojima su prisustvovali.
Glasajte o prijedlozima članova odbora kako biste izvršili zadatak. Primjeri prijedloga su zapošljavanje konzultanta za pisanje potpora, odobravanje kontrolnih lista i financijskih izvješća, pa čak i slanje darova zaposlenicima koji su bolesni.
Neka članovi odbora izvijeste o “novim poslovima” ili nadolazećim događajima. Jesu li oni prisutni na konferencijama za koje bi ostali sudionici trebali znati? Ili, traže li savjet o određenom pitanju?
Odgodite sastanak i najavite vrijeme odgode. Navedite datum, vrijeme i mjesto sljedećeg sastanka. Navedite hoće li odbor nastaviti sastajati se na “izvršnoj” sjednici na kojoj članovi odbora koji nisu članovi odbora nisu dopušteni.
