Iako svi sastanci ne moraju striktno slijediti "Robertova pravila reda", oni moraju biti unaprijed planirani i držati se postavljenog dnevnog reda. Jedna od najgorih stvari koja se može dogoditi na sastanku je kada vođa izgubi kontrolu nad sudionicima, a rasprave idu u brojnim smjerovima. U takvim slučajevima, malo ili ništa nije postignuto, a sastanak završava potpunim gubitkom vremena i znakom protiv sazivaoca.
Stavke koje su vam potrebne
-
dnevni red
-
Papirnati papiri
-
olovke
-
Audiovizualni materijali i oprema
Planirajte specifičan dnevni red, čak i ako će se pokriti samo jedna stavka. Dajte dovoljno upozorenja svakome tko treba dati izvješće. Dnevni red svima objašnjava razlog održavanja sastanka i konačnu svrhu. Dnevni red također treba imati vremenski okvir, tako da oni koji prisustvuju znaju kako planirati ostatak svog dana.
Dostavite polaznicima kopiju dokumenata o kojima će se raspravljati nekoliko dana prije sastanka. Zamolite ih da budu spremni razgovarati o izvješću i da dođu sa svojim mislima i komentarima. Ne želite da itko čita novine dok drugi o tome raspravljaju.
Zahvalite se svakoj osobi koja doprinosi sastanku. Pokušajte dobiti doprinos od svake prisutne osobe i zahvalite svakome za sudjelovanje s osobnim komentarom.
Pošaljite svakom sudioniku bilješku s glavnim točkama tijekom sastanka. Ako se radi o formalnom sastanku s uzetim bilješkama, svaka osoba treba ih pregledati prije sljedećeg sastanka grupe.
Savjet
-
Ne dopustite da osoba dođe kasno na svaki sastanak. Kašnjenje jednom ili dvaput je u redu, ali svaki put pokazuje potpuno nepoštivanje.
Upozorenje
Ako se čini da će sastanak biti proveden više od deset minuta nakon što je naveden u dnevnom redu, glasajte o tome hoće li se nastaviti ili ponovno sastati.
