Iako poduzeća gotovo svake veličine mogu koristiti sustav poduzeća, u većini slučajeva poduzeće se odnosi na organizaciju od 500 ili više računala povezanih na istu mrežu. Bez obzira na veličinu tvrtke, poslovni sustavi imaju jednu zajedničku stvar: smanjuju napore koje zahtijevaju menadžeri i zaposlenici u upravljanju informacijama. Enterprise sustavi integriraju informacije i procese koji se koriste u organizaciji i, idealno, čine ih pristupačnima s jednog mjesta.
Danas postoje tri različite vrste poslovnih sustava:
- ERP: Planiranje resursa poduzeća
- CRM: Upravljanje odnosima s kupcima
- SCM: Upravljanje lancem opskrbe
Razumijevanje softverske platforme tvrtke
Svatko s računalom ili mobilnim telefonom već poznaje dvije vrste softvera: operativne sustave i aplikacije. Operativni sustavi, kao što su Microsoft Windows, Linux, Android i Apple iOS, pristupaju hardveru i pružaju platformu na kojoj se aplikacije mogu pokrenuti. Programi ili aplikacije su softver koji koristite za igranje igara i za obavljanje posla.
U poslovnom okruženju računala su obično povezana u mrežu putem jednog ili više moćnih računala nazvanih poslužitelji. Poslužitelj se može nalaziti u vašem uredu, ili može biti negdje drugdje, kojem pristupate putem interneta. Aplikacije koje se nalaze na poslužitelju, koje svi u tvrtki mogu koristiti u isto vrijeme, nazivaju se poslovnim softverom. Tvrtka može koristiti softver tvrtke za obavljanje stvari kao što je praćenje inventara, upravljanje prodajom i plaćanjima te pohranjivanje korisničkih podataka i zapisa zaposlenika.
Savjet
-
Kada ljudi govore o oblaku, oni se odnose na poslužitelj ili grupu poslužitelja kojima se pristupa putem interneta.
ERP: Sustavi za planiranje resursa poduzeća
Kada imate nekoliko poslovnih funkcija koje želite pristupiti sustavu tvrtke, ERP softverski paket često ima najviše smisla.Kao što Microsoft svoje desktop aplikacije, kao što su Word, Excel i PowerPoint, grupira u jedan paket, koji sve može raditi zajedno, ERP softver spaja poslovne aplikacije u jedan paket koji također može raditi zajedno. Ove aplikacije, obično se nazivaju moduli, mogu se kupiti u paketima, a zatim, kao što vam je potrebno više funkcionalnosti, mogu se dodati dodatni moduli.
ERP sustavi obično mogu u svoje module uključiti sustave upravljanja odnosima s kupcima i opskrbnog lanca.
CRM: Sustavi za upravljanje odnosima s kupcima
CRM softver je sličan ERP-u, ali kao što mu ime govori, fokusiran je na korisničke podatke. Najčešće se koristi za prodaju, usluge kupcima i marketing. Sve pojedinosti o Vašim klijentima mogu se unijeti u CRM sustav, koji je dostupan svima u Vašem poslovanju. Osobne kontaktne informacije za različite osobe u organizaciji kupca mogu se pohraniti, kao i povijest kupnje, pritužbe i povrat. Nakon što se ti podaci unesu, CRM sustav se može koristiti za predviđanje prodaje i pomoć pri određivanju marketinških mogućnosti.
CSM: Sustavi upravljanja lancem opskrbe
CSM softver se vrti oko resursa i logistike potrebne za dobivanje proizvoda vašim klijentima. Zajednički lanac opskrbe uključivao bi nabavu sirovina od dobavljača, naručivanje i praćenje pošiljki, zatim praćenje stavki koje se proizvode kroz proizvodni proces, skladištenje u skladištu i njihovo slanje kupcima. Ispravno optimiziran, CSM sustav može automatski naručivati naručitelje prije nego što su potrebne sirovine, kao i da prati učinkovitost svakog odjela kada se proizvodi.
Istraživanje različitih vrsta ERP modula
Različiti moduli tada mogu pristupiti tim podacima i prezentirati ih zaposlenicima po potrebi. Bez takvog sustava računovodstveni odjel može koristiti jedan sustav, drugi odjel prodaje, dok skladište koristi treći sustav. Podaci svakog odjela ostat će u vlastitom silosu, nedostupni drugim odjelima.
Pretpostavimo, na primjer, da posjedujete tvrtku koja proizvodi čizme za kišu. Bez sustava poduzeća svaki bi odjel radio neovisno jedan o drugom. Ako bi prodajni odjel kupio novog klijenta, morao bi kontaktirati računovodstvo kako bi klijenta uspostavio i odobrio kredit. Nakon odobrenja, računovodstveni odjel će tada morati obavijestiti prodajni odjel da se prva narudžba može obraditi. Tada bi netko morao koordinirati sa skladištem i proizvodnim odjelom, dok bi odjel za nabavu i odjel za ljudske resurse trebao biti uključen kako bi se osiguralo da ima dovoljno zaliha i radnika za obradu narudžbe. Svaki od ovih koraka uključivao bi e-poštu i telefonske pozive u cijeloj tvrtki, kao i klijentu dok se narudžba ne dostavi.
Koristeći sustav poduzeća, kroz različite module, sve se to može učiniti automatski i većinom bez ikakve ljudske interakcije, što ubrzava proces i smanjuje ljudske pogreške.
Modul prodaje: Vaš prodajni zastupnik ima novog klijenta, lanac odjeće za maloprodaju koji se nalazi u Kanadi i koji želi kupiti 1.000 čizama istog dizajna i različitih veličina. Ona unosi podatke o klijentu u prodajni modul.
Modul računovodstva: Odjel za računovodstvo prima obavijest da je dodan novi klijent. Oni provjeravaju podatke klijenta i provode kreditnu provjeru. Nakon što je narudžba klijenta odobrena, prodajni zastupnik dobiva potvrdu, uključujući prodajnu cijenu i popust za klijenta.
Modul inventara: Kao što je prodajni zastupnik potvrdio narudžbu, sustav joj govori da ima 200 ovih čizama na skladištu, koje se mogu odmah poslati. Preostale čizme moraju biti proizvedene i mogu se otpremiti za dva tjedna.
Modul proizvodnje: Nakon što je narudžba potvrđena, voditelj proizvodnje je obaviješten da mora imati 800 čizama potrebnih veličina.
Modul za ljudske resurse: Uz najnoviju narudžbu, ljudski resursi su obaviješteni da su postigli novi prag, a na temelju ažurirane prognoze prodaje za tromjesečje trebalo bi zaposliti još dva zaposlenika.
Modul nabave: Nove narudžbe za čizme automatski pokreću narudžbu proizvođaču gume tvrtke da zadrži zalihu na minimalnom pragu.
Modul za praćenje narudžbi: Novi kanadski klijent može se prijaviti na web-lokaciju vaše tvrtke kako bi vidio kada će narudžba biti poslana. Sustav također prikazuje druge proizvode koje su slični trgovci naručili u posljednjih mjesec dana.
Modul za podršku odlučivanju: Vidite da su narudžbe u Kanadi cvjetale, dajući vam podatke koji su vam potrebni da biste odlučili hoćete li angažirati prodajnog predstavnika za tu zemlju. Gledajući specifične stilove koji se tamo prodaju, shvaćate da za ovo novo tržište mogu postojati tržišta za slične čizme.
Prednosti i neuspjesi poslovnih sustava
Odabir pravog poslovnog softvera može poboljšati produktivnost, smanjiti troškove, povećati prodaju i učiniti odluke o upravljanju učinkovitijima. U doba globalne trgovine, ako vaši konkurenti već koriste korporacijska rješenja za usmjeravanje protoka informacija, nemogućnost korporacijske platforme može vas učiniti manje konkurentnom i može ugroziti vaše poslovanje.
S druge strane, usvajanje poslovnog rješenja je poput stavljanja svih vaših podataka u jednu košaru. Problem s instalacijom mogao bi paralizirati svaki odjel. U istraživanju iz 2015. godine, 21 posto ispitanika opisalo je uvođenje ERP rješenja kao neuspjeh. Problemi mogu uključivati:
- Nepravilno osposobljavanje osoblja za upravljanje novim sustavom.
- Ne razumijevanje zahtjeva osoblja.
- Neispravno konfiguriranje potrebnih podataka za pristup sustavu.
- Neuspjeh u zaštiti osjetljivih podataka od pristupa hakera.
Dok neki problemi mogu uzrokovati glavobolje za samo nekoliko tjedana, drugi mogu trajati nekoliko godina. Povijesno je poznato da su loše implementacije poduzeća srušile milijarde dolara. Klasična studija slučaja u lošoj implementaciji ERP-a jednom je uzrokovala Hersheyjev neuspjeh da donese čokoladu na maloprodajno tržište na vrijeme za Noć vještica, zbog čega su cijene dionica dramatično pale. U posljednjih nekoliko godina, neuspjeli ulazak Targeta u Kanadu također je bio okrivljen zbog loše organizirane implementacije ERP-a.
