Korištenje vrsta u QuickBooks je često pogrešno funkcija programa i baš kao što je često zanemaren ili zlouporabe. Zbog fleksibilnosti korištenja vrsta je toliko velika da se može koristiti za praćenje bilo kakve informacije željene o kupcima, radnim mjestima, dobavljačima i stavke prodane ili kupljene. Odabir podataka za praćenje ovisi o vrsti tvrtke.
Vrste dobavljača
Pravilno korištenje tipova unutar programa QuickBooks omogućuje vam generiranje prilagođenih izvješća i popisa adresa pomoću podataka koji su značajni za određenu tvrtku. Vlasnici tvrtki imaju mnogo opcija u smislu vrsta dobavljača. Neke tvrtke odlučuju koristiti industriju dobavljača kao vrstu. Maloprodajna trgovina može postaviti vrste dobavljača koji odražavaju proizvode koje prodaju. Neki prodavači prodaju namirnice i druge lijekove ili duhanske proizvode. Druge tvrtke mogu imati dobavljače koji su specifični za zemljopisnu regiju kada je isporuka proizvoda osjetljiva na vrijeme, a mogu stvarati vrste na temelju lokacija dobavljača.
Oni u građevinskoj industriji mogu odabrati vrstu dobavljača na temelju vrste pruženih usluga. Na primjer, građevinska tvrtka može koristiti slikara, suhozidnih vješalica, konstruktora i izvođača električnih i vodovodnih instalacija. Ako je potrebno stvoriti podtip (na primjer, ako tvrtka koristi jedan podizvođač za poslove unutarnje boje, a drugi za vanjske poslove bojanja), stvorit će se slikari općeg tipa s natpisom i podvrsta za unutarnje i vanjske slikare.
To se postiže putem zaslona za uređivanje dobavljača prilikom unošenja u tip ispod prostora za naziv dobavljačevog poslovanja.
Vrste kupaca / poslova
Za one tvrtke koje obavljaju više od jednog posla za istog korisnika, QuickBooks omogućuje stvaranje poslova ispod imena korisnika. Koristite iste tipove za klijente koji se koriste za dobavljače, iako geografska regija klijenta možda nije toliko važna kao i za dobavljače. Neke tvrtke imaju kupce na veliko i malo i kao takve koriste te oznake. Ako nema očiglednih oznaka koje se koriste za odvajanje kupaca, koristite tipove za praćenje načina na koji su klijenti čuli za tvrtku. Te bi kategorije uključivale "riječ usta", "žute stranice", "novinski oglas" ili "izravnu poštu". Na kraju godine moglo bi se izraditi izvješće koje će pokazati koja je marketinška kampanja bila najuspješnija u generiranju kupaca i prodaje. S vrstama poslova, tvrtke koje bi koristile značajku "poslovi" slične su tvrtkama koje se bave izgradnjom. Jedan kupac može jednog dana popraviti krov i popraviti problem vodovoda na neki drugi dan. Stvaranje vrste posla za svaku uslugu koja se provodi pomaže u pronalaženju usluga koje nudite i koje generiraju najveću profitnu maržu i one koje na kraju koštaju više novca u troškovima nego u prihodima.
Vrste stavki
Vrste stavki su jedini tip koji je već definiran programom QuickBooks. U programu QuickBooks unaprijed je postavljeno 12 vrsta stavki. Stavka je usluga ili fizička stavka koja se prodaje. Vrste stavki su sljedeće:
-
Usluga - ako je ono što prodajete usluge, npr. Tvrtka za uređenje okoliša, napravite stavku "Košenje" i učinite je "Vrsta usluge".
-
Inventory Part - u istom poslovanju krajobraznog uređenja, ako prodajete dijelove za popravak opreme za travnjake, na primjer "Lopatice za kosilice", to bi bio dio inventara.
-
Skupština inventara - Sklop se sastoji od nekoliko zasebnih dijelova inventara za kompletan proizvod. Na primjer, ako biste izgradili stolicu, ona bi se sastojala od sjedala, četiri noge s potporom i možda jastučića stolice.
-
Dijelovi bez inventara - koristite ovaj tip za kategorizaciju stvari kao što su uredski pribor i potrošni materijal za čišćenje. Ako klijentu naplaćujete stavke potrebne za dovršenje posla, te bi se stavke smatrale dijelovima bez inventara.
-
Fiksna imovina - sredstvo koje je bitno za vođenje vašeg poslovanja i manje-više je trajno učvršćenje. Vozilo, zgrada ili računalo kvalificirali bi se kao osnovno sredstvo.
-
Druga naknada - ako naplaćujete naknade za kasno plaćanje, troškove financiranja ili troškove slanja, to će se smatrati "drugim troškovima".
-
Ujedno - da biste na račune kupaca uključili podzbrojeve, morate stvoriti vrstu "Podzbroj". Ovo dodaje sve stavke i daje ukupan zbroj prije nego što se porez na promet doda ukupnom iznosu. To pomaže kada koristite značajku "Popust" kako biste uklonili postotak popusta prije dodavanja poreza.
-
Grupa - kao i skupština inventara, grupa se sastoji od stavki koje su uključene u "paket" posao. Na primjer, potpuni detalji o travnjaku mogu se sastojati od zasebnih stavki servisa, "Košenje", "Kantovanje" i "Podrezivanje stabala".
-
Popust - Stvaranje popusta stavke oduzima ili postotak ili fiksni iznos iz podzbroja.
-
Plaćanje - ako je uobičajeno da klijent plati dio ukupnog iznosa koji se duguje u trenutku prodaje, napravite stavku "plaćanja" koja smanjuje iznos koji se duguje na fakturi.
-
Porez na promet - Porez na promet obično se izračunava na državnoj i lokalnoj razini. Ova stavka omogućuje stvaranje posebne stavke poreza na promet za državu i za lokalni diskrecijski porez.
-
Grupa poreza na promet - ova se stavka sastoji od dvije ili više odvojenih stavki poreza na promet kao jedne grupe. U vašoj zemlji možete imati 1-postotni diskrecijski porez i državni porez od 6 posto, "grupa poreza na promet" omogućuje vam da imate jednu stavku retka koja prati obje vrste "stavki poreza na promet" u istoj transakciji.
