Podnošenje je prastari sustav koji olakšava pronalaženje dokumenata. Ti dokumenti mogu uključivati pisma, dopise, financijske zapise, izvješća i druge oblike korespondencije. Da biste postigli koherentan i učinkovit sustav podnošenja, morate koristiti odgovarajuće postupke. Čak iu današnjem elektroničkom dobu, tvrtke i kućni uredi i dalje trebaju održavati papirnate datoteke.
Kategorije
Grupirajte svoje datoteke u kategorije. Glavna kategorija bit će primarni naslov, koji će predstavljati sve ostale datoteke koje će biti smještene ispod nje (podkategorije). Ovisno o opsegu kategorije, može obuhvatiti cijelu ladicu ormarića. Na primjer:
Kategorija: Popis plaća 2014 Podkategorije: Popis plaća Siječanj 2014. Popis plaća Veljača 2014. Popis plaća Ožujak 2014
Nastavite svoje potkategorije do kraja godine. Ako vaša kategorija popuni cijelu ladicu, napravite naljepnicu i stavite je na vanjsku stranu ladice; označite mape podkategorija i smjestite ih u ladicu. Upotrijebite viseće mape za svoje kategorije kada imate nekoliko kategorija za jednu ladicu i stavite unutar njih mape s datotekama s oznakom.
Pravila o podnošenju
Dva osnovna pravila podnošenja su abecedni i datum podnošenja. Prilikom izvršavanja abecednog popisa, zapišite prema slovu abecede. Za arhiviranje datuma, zapišite najnovije datoteke na vrh. Postoji nekoliko pravila koja se primjenjuju na abecedno podnošenje.
Prilikom podnošenja imena, datoteke po prvom slovu (npr. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Kada je prvo ime identično, upišite drugo slovo (tj. Ace, Adele, Angie, kolovoz).
Datoteka po prezimenu (npr. Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Podnesite po inicijalima kada su prezimena identična (npr. Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Koristite prvo slovo prefiksa kada prezime sadrži prefiks (tj. De la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Podnesite prvo prezime kada postoje dvije (npr. Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Datoteke Mac, Mc, M 'kao Mac; Sv. Saint i Saint (tj. MacIntyre, McKnight, M'Clever ili Saint Paul's, St. Mary's).
Održavanje datoteka
Jednom kada je sustav arhiviranja uredno postavljen, morate ga održavati. Imajte određenu ladicu za sve dokumente koji se trebaju podnijeti; nemojte ih držati naokolo. Ne pakirajte mape ili ladice s datotekama; zbog toga je teže izdvojiti ih. Pokušajte nešto podnijeti barem jednom dnevno. Ako vodite malu tvrtku, učinite to jednom tjedno. Ako imate datoteke koje se nose, napravite nove datoteke za njih. Stavite neželjeni papir u košaru za recikliranje ili rezač. Ako su vaše datoteke povjerljive, ne zaboravite zaključati ladice.
