Bez obzira na to jeste li tim za jednu osobu ili punopravno poduzeće, uredski postupci i smjernice odličan su način za uspostavljanje nekih temeljnih pravila za svoju tvrtku. Ovo ne samo da vam pomaže s dan-to-day zadatke, ali ona također može pomoći vaše nove hires kada su započeli i vaš osnovan zaposlenika kada je potrebno provjeriti na administrativne stvari.
Uspostava smjernica i njihovo pristupanje
Izrada priručnika za ured u 21. stoljeću je izvrsno mjesto za početak. Uredski priručnik treba sadržavati postupke i postupke za važne aspekte vašeg poslovanja i treba spomenuti neke značajne točke iz saveznih, državnih i lokalnih zakona o zapošljavanju. Uključite informacije o politici dopusta, nediskriminacijsku politiku i naknade za radnike.
Ovdje možete uključiti i misiju, viziju i temeljne vrijednosti svoje tvrtke. Te pomoći svima u poslovnom ostati na stazi i raditi prema istom cilju. Može uključivati smjernice za ponašanje zaposlenika, pravila oblačenja, pušenje, radno vrijeme, plaće, promocije i beneficije. Učinite svoj priručnik dostupnim svakom zaposleniku tako što ćete ga ponuditi na mreži iu tisku. Dajte kopiju svih zaposlenika i zamolite ih da potpišu pismo potvrde da su pročitali smjernice i razumjeli ih.
Uzimajući u obzir tehnologiju u uredu 21. stoljeća
U uredu 21. stoljeća važno je integrirati tehnologiju u vaše smjernice. Bez obzira na industriju u kojoj radite, tehnologija igra važnu ulogu u uredskim postupcima. Mnoge se stvari rade na računalima i pametnim telefonima. Odlučite da li vaša tvrtka dopušta korištenje uredske tehnologije iz osobnih razloga i koje su vaše sigurnosne mjere. Jesu li zaposlenici smiju koristiti svoje telefone dok rade? Uspostavljanjem takvih pravila moći ćete razriješiti sva neslaganja prije nego se dogode.
Izrada smjernica za svaku ulogu ili odjel
Ovisno o vašem poslu, možete odabrati da uspostavite procedure za svaki odjel ili svaku ulogu u tvrtki. Na primjer, ako imate proizvodni odjel, njihovi postupci će se nesumnjivo razlikovati od vašeg prodajnog odjela i marketinškog odjela. Zapisivanjem svakodnevnih postupaka za svako područje vašeg poslovanja brže ćete pomoći pri uključivanju novih zaposlenika i moći ćete voditi iskusno osoblje kada zaborave kako napraviti određeni zadatak. Imati referentno mjesto također vam pomaže pratiti sve što je u vašem poslovanju. Neki uredi koji imaju višestruke razine osoblja mogu odabrati organizacijski grafikon kako bi svatko bio svjestan njihove uloge unutar veće slike tvrtke.
Održavanje linija komunikacije otvoreno
Vaše smjernice mogu se ažurirati svaki put kada se uključi novi važan element. Ne moraju biti u kamenu. Pobrinite se da redovito komunicirate sa svojim osobljem kad dodate bilo što u uredske postupke ili uredski priručnik. Osim toga, sve vaše uredske prakse trebaju biti lako dostupne. Pobrinite se da vaše osoblje zna gdje se mogu obratiti za pomoć ako imaju pitanja o vremenu odmora, korištenju mobitela, naknadi za radnike ili bilo kojoj drugoj modernoj uredskoj praksi.
