Polaganje zaposlenika može biti težak zadatak. Pisanje memoranduma koji će ljude staviti bez posla i bez prihoda za sebe i svoje obitelji nije zadatak s kojim se mnogi poslodavci žele suočiti. Ako se nađete u položaju u kojem vas ekonomska vremena i nedostatak prihoda prisiljavaju da smanjite svoju radnu snagu, ipak, pisanje memoranduma o otpuštanju bit će vaš prvi smjer djelovanja. Dobro napisan dopis o otpuštanju može pomoći vašoj tvrtki da izbjegne pravna pitanja i komplikacije koje bi se mogle pojaviti tijekom procesa otpuštanja.
Napišite ton koji izražava suosjećanje prema zaposlenicima koji su otpušteni. Izrazite svoje žaljenje što ih morate pustiti. Pravi ton može pomoći olakšati napetost koja će biti prisutna tijekom otpuštanja i može pomoći smanjiti šanse za ljutnju vaših otpuštenih zaposlenika.
Budi iskren. Objasnite detaljno zašto trebate otpustiti svoje zaposlenike. Ako se razlog temelji na nedostatku potražnje ili gubitku dobiti, navedite financijske detalje. Ako postoji mogućnost da pozovete zaposlenike, jasno objasnite kako bi se taj proces mogao dogoditi ako se to dogodi. Ne osigurajte zaposlenicima da su privremeno otpušteni, osim ako to nije slučaj.
Objasnite politiku tvrtke o izboru zaposlenika koji će biti otpušteni. Budite sigurni da je politika u pisanom obliku. To može pomoći u ublažavanju prilike za tužbu zaposlenika koji bi mogao predložiti da je izabran zbog otpuštanja iz osobnih razloga. Ako vaša tvrtka otpusti zaposlenike koji imaju manje vremena s tvrtkom, navedite to u dopisu i pogledajte pisanu politiku.
Objasnite koje su sve otpremnine dostupne i hoće li otpušteni zaposlenici imati mogućnost zadržavanja koristi tvrtke.
Zatvorite memorandum navodeći da će tvrtka rado dati reference za otpuštene zaposlenike koji traže posao negdje drugdje. Još jednom izrazite svoje žaljenje i zahvalite zaposlenicima na njihovoj usluzi tvrtki.
