Uredne radne površine i uredne ladice stola samo ogrebu površinu što znači dobra organizacija. Umjesto toga, organiziranje vaših zaposlenika često znači ići iza kulisa i rješavati uredsku organizaciju iznutra prema van. To također može značiti uključivanje malo kreativnog razmišljanja, kao i tradicionalnih i očitih mjera, u vašem pristupu organiziranju zaposlenika.
Zaustavi višezadaćnost
Iako se može činiti da je multitasking dobar način za obavljanje više posla, rad na više zadataka odjednom smanjuje produktivnost i sprječava vaše organiziranje zaposlenika. Prema American Management Association, neto smanjenje produktivnosti može biti čak 75 posto. Uspostavite jasno pravilo koje zahtijeva od vaših zaposlenika da odrede prioritete aktivnosti i zadatke te najprije rade na zadatku ili aktivnosti s najvišim prioritetom. To ne samo da poboljšava produktivnost i smanjuje stres, već također rezultira boljim organiziranim radnim procesom.
Postavljanje spremišta informacija
Identificirajte i postavite središnje mjesto, kao što je okvir za web-aplikacije ili zajednički mrežni pogon, za spremanje obrazaca, predložaka dokumenata, kopija pravila tvrtke i svih drugih informacija koje zaposlenici dijele ili često koriste. Jedno mjesto za pohranjivanje uobičajenih informacija olakšava pristup i pomaže organizirati sve. Isto tako, središnji, zajednički kalendar tvrtke ili odjela informira sve o tome što se događa i pomaže zaposlenicima u kreiranju dnevnih i tjednih planova.
Sastanci i komunikacije
Postavite jasna očekivanja, delegirajte zadatke i unaprijed obavijestite o promjenama kada je to moguće. Omogućavanje zaposlenicima da znaju što očekujete i na čemu želite da rade, omogućuje unaprijed planiranje i bolju organizaciju. Održavajte tjedne ili mjesečne individualne i grupne sastanke kako biste procijenili napredak u ispunjavanju zadanih ciljeva.Usredotočite se na dobru organizaciju izravno kroz radionice, istaknute govornike i rad s zaposlenicima koji se bore s poboljšanjem njihovih organizacijskih vještina. Potaknite uzimanje bilješki tijekom sastanaka kako biste smanjili mogućnost da će zaboravljivost utjecati na dobru organizaciju.
Dopusti vrijeme za planiranje
Od zaposlenika se zahtijeva da izdvoje 15 minuta za planiranje na kraju svakog dana. Svakog petka popodne uključite dodatnih 15 minuta kako biste pregledali raspored za sljedeći tjedan i pripremili se za nadolazeći tjedan. Pomažući zaposlenicima da poboljšaju svoje vještine planiranja također poboljšava organizaciju dopuštajući im unaprijed pripremiti materijale ili informacije. Unaprijed planiranje može pomoći zaposlenicima da vide gdje se možda pokušavaju previše uklopiti u radni dan, što ukazuje na potrebu za ponovnim prioritetima dnevnih ciljeva ili zatražiti pomoć.
