Komunikacija unutar organizacije događa se na više različitih načina, zbog čega je važno shvatiti vrste komunikacija koje se događaju i ispravan način komunikacije unutar tih područja. Način na koji komunicirate sa suradnicima ili vršnjacima trebao bi biti drukčiji od načina na koji komunicirate s upraviteljem ili predsjednikom tvrtke. I mnogi drugi čimbenici dolaze u igru, uključujući vrijednosti tvrtke i neverbalnu komunikaciju.
Vrste komunikacija
Postoje dvije osnovne vrste komunikacije: formalne i neformalne. Prema studiji države Oregon, formalna komunikacija definirana je kao komunikacija putem službeno određenih kanala protoka poruka između pozicija organizacije. Drugim riječima, formalna komunikacija usmjerena je na nekoga tko je nadležan ili od nekog tko ima autoritet o temi vezanoj uz rad. Neformalna komunikacija, s druge strane, definira se kao epizoda interakcije koja ne odražava službeno određene kanale komunikacije, što uključuje razgovor s prijateljem na poslu.
Formalna komunikacija
Postoje tri načina u kojima postoji formalna komunikacija unutar tvrtke: prema dolje, prema gore i vodoravno. Komunikacija prema dolje događa se kada menadžeri razgovaraju s zaposlenicima. Ova vrsta komunikacije postoji kada menadžeri trebaju objasniti upute za posao, ispraviti rad zaposlenika ili objasniti nove postupke. Iako je ova vrsta komunikacije vitalna za organizaciju, važno je da menadžeri komuniciraju učinkovito bez razgovora s zaposlenicima. Usmjerena komunikacija se događa kada podređeni moraju razgovarati sa svojim menadžerima, nešto što bi moglo biti tako jednostavno kao što je dopustiti menadžeru da zna da je zadatak dovršen ili o problemu vezanom uz posao. Horizontalna komunikacija je kada radnici unutar iste radne razine međusobno komuniciraju o izvršavanju zadataka.
Neformalna komunikacija
Važno je da ne dobijete neformalnu komunikaciju pomiješanu s horizontalnom komunikacijom. Iako se horizontalna komunikacija odvija na istoj razini rada, ona se postiže radi postizanja ciljeva vezanih uz rad, dok se neformalna komunikacija odvija u više društvenih okruženja. Neformalna komunikacija jednako je važna kao i formalna komunikacija jer pomaže u izgradnji morala zaposlenika i dovodi u zabavnu atmosferu. Problemi se javljaju u neformalnoj komunikaciji kada ljudi to preuzmu predaleko ili počnu ogovarati jedni o drugima. Neformalna komunikacija može biti važna unutar organizacije, ali ne bi trebala zamijeniti formalnu komunikacijsku strukturu.
