Kao vlasnik tvrtke, vaša je odgovornost pratiti svoje financije i plaćati poreze na vrijeme. Ovisno o vašim željama, možete napraviti vlastito računovodstvo, zaposliti stručnjaka ili odrediti nekoga u vašoj organizaciji da se nosi s ovim poslom. Bez obzira koju opciju odaberete, odvojite vrijeme da se upoznate s raznim računovodstvenim sustavima. Pobrinite se da imate jasno razumijevanje razlika između sustava s jednim unosom i sustava dvostrukog unosa uz ručne i kompjutorizirane programe računovodstvenog softvera.
Što je računovodstveni sustav?
Postoje različite vrste računovodstvenih sustava, a svaka ima posebne značajke. Međutim, svi oni imaju zajednički cilj: upravljati financijskim aktivnostima poduzeća, kao što su prihodi, rashodi i obveze. U ovom digitalnom dobu, većina računovođa koristi sofisticirane sustave s podsjetnicima na plaćanje, napredne mogućnosti izvješćivanja, automatizirane sigurnosne kopije podataka, usluge temeljene na oblaku i još mnogo toga.
Bez postojanja računovodstvenog sustava, teško bi bilo pripremiti vaše knjige za mjesečno i godišnje izvješćivanje, pratiti vaše dnevne troškove i procijeniti financijsku izvedbu vaše tvrtke. Ručni izračuni su zastarjeli i skloni ljudskoj pogrešci. S druge strane, kompjutorizirani računovodstveni sustavi su točni i čine sve lakšim. Vi ili vaš tim uštedjet ćete vrijeme i novac uz sprječavanje skupe pogreške.
Ovi programi mogu obraditi sve vrste računovodstvenih informacija i generirati detaljna izvješća. Možete ih koristiti za izračunavanje plaća isplaćenih i plaćenih zaposlenicima, snimanje transakcija, provjeru omjera kreditnog prometa i obrade podataka vezanih uz prodaju, obračun plaća, inventar i druge ključne aspekte vašeg poslovanja. Neki računovodstveni sustavi dizajnirani su za male poduzetnike i slobodnjake, dok drugi privlače velika poduzeća, vladine agencije ili određene industrije.
Vrste računovodstvenog softvera
Odabir računovodstvenog sustava ovisi o proračunu, postavkama i veličini poslovanja. Četiri glavne vrste financijskih softverskih sustava uključuju:
- Sustavi s jednim ulazom
- Sustavi s dvostrukim unosom
- Ručni računovodstveni sustavi
- Kompjutorizirani računovodstveni sustavi
Oni se mogu dalje podijeliti u nekoliko drugih kategorija, kao što je softver za računovodstvo u oblaku, prilagođeni softver za računovodstvo, softver za planiranje resursa poduzeća, komercijalni softver koji se prodaje na polici i još mnogo toga. Najnoviji programi imaju mogućnosti automatizacije marketinga i prodaje, neograničen raspored faktura, module plaća i druge napredne značajke. Njihova primjena u računovodstvu nadilazi praćenje svakodnevnih financijskih operacija.
Jednokratni sustavi su najosnovnija opcija. Kao što im ime govori, one bilježe svaku transakciju s jednim unosom u računovodstvenom dnevniku. Ova metoda je jednostavna za uporabu i ne zahtijeva obuku u računovodstvu. Poziva se na male tvrtke s malim opsegom aktivnosti. Nedostatak je u tome što je sklon pogreškama i ne prati potraživanja, obveze prema dobavljačima, obveze i drugo.
Većina tipova financijskih softverskih sustava danas, uključujući i one namijenjene malim poduzećima, koriste knjigovodstvo dvostrukog knjigovodstva. To znači da će svaka transakcija uključivati barem dva računa, što omogućuje točnije izvješćivanje i pravodobno otkrivanje pogrešaka.
Priručni nasuprot računalnih sustava
Obje vrste računovodstvenih sustava temelje se na istim načelima. Ručno računovodstvo, međutim, oduzima puno vremena i uključuje više papira. Oni koji ga koriste trebaju pripremiti financijska izvješća, izračunati probne bilance, evidentirati transakcije u fizičkim registrima i tako dalje. Budući da se sve radi ručno, postoji veći rizik od ljudske pogreške.
Računalni sustavi, s druge strane, elektronski bilježe financijske transakcije i mogu pojednostaviti vaše poslovanje. Korisnici mogu odabrati prikaz podataka u različitim formatima, pohraniti ih u oblak i pristupiti im u pokretu. Primjeri uključuju FreshBooks, Zoho knjige, FreeAgent, QuickBooks, Xero i ActivityHD.
Ovisno o Vašoj niši, možete se odlučiti i za računovodstvene sustave specifične za industriju, kao što su Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting ili Sage Fixed Assets. Mnogi programi su posebno dizajnirani za zdravstvene ustanove, proizvodne tvrtke, neprofitne organizacije i druge vrste organizacija.
