Važno je napisati izvješće s podacima koje će učinkovito prenijeti predmet zauzetim rukovoditeljima koji imaju samo nekoliko minuta da pregledaju vaše izvješće. Jedna od ključnih stvari koje treba uključiti je vizualni prikaz najvažnijih podataka, kao što su grafikoni i grafikoni. Također biste trebali držati jezik jezgrovitim i bez žargona.
Pregled pisanja dobrog analitičkog izvješća
Prvi je korak opisati izvješće prema bilo kojim smjernicama koje trebate slijediti. Svaka tvrtka obično ima vlastiti format za pisanje izvješća, a vi ste dužni slijediti svoj format. Ovaj će vam nacrt u osnovi dati plan koji ćete slijediti dok pišete izvješće i nadamo se da će vam pomoći u rješavanju blokova pisaca koji se kasnije mogu pojaviti. Trebali biste izraditi izvješće kako biste objasnili i analizirali sve podatke i zaključke donesene u lako čitljivom obliku. Ako je izvješće dugotrajno, možda ćete morati uključiti i sadržaj.
Razmotrite vizualni aspekt
Podaci sami po sebi mogu biti apstraktni i teško ih je staviti u kontekst. Dakle, trebate biti velikodušni u korištenju grafikona, grafikona i tablica kako biste ilustrirali rezultate vaše analize. Ako je potrebno, u tekst možete uključiti reference kako biste objasnili vitalnu grafiku. Vaš čitatelj bi trebao biti u stanju znati što je najvažnije u svakoj grafici, pa biste ga trebali istaknuti, umjesto da samo opisujete ono što se već može vidjeti. Također, provjerite jesu li tekstualne reference bliske grafici koju spominju, tako da vaši čitatelji mogu uspostaviti vezu između njih.
Napravite grubu skicu
Kada završite s nacrtom, izradite grubi nacrt koji uključuje najvažnije informacije, strukturirane prema nacrtu. Tehnički detalji sada nisu važni; mogu se dodati kasnije. Ideja je prvo uključiti najvažnije informacije kako bi ih čitatelj mogao lako pronaći kada primi vaše izvješće. Zapamtite da su mnogi vaši čitatelji zauzeti. Također, imajte na umu da budete oprezni s upotrebom žargona, izbjegavajući ga gdje god je to moguće.
Sažetak i sažetak
Iako se pojavljuju na početku vašeg izvješća, sažetak i sažetak su konačni aspekti koje ćete napisati. Oba odjeljka predstavljaju sažetak izvješća, koji prikazuje važne zaključke izvješća. Zato ih zadnji put pišeš.
Sažetak ima svoj značaj u izvješću o analizi podataka. Razlog zašto se to zove izvršni sažetak jest da je to sažetak za rukovoditelje tvrtke. To su vjerojatno zaposleni ljudi koji nemaju vremena čitati čitavo izvješće, prelazeći na sve finije detalje. Trebali biste, dakle, nastojati, koliko je god moguće, obuhvatiti najvažnije točke izvješća u sažetku, kao što su cilj, glavne točke podataka i zaključak. Budite što koncizniji i uključite samo najvažnije točke. Ako rukovoditelji odmah shvate o čemu se radi u izvješću, samo ako pročitate sažetak, onda ste obavili svoj posao.
Napravite izmjene
Preispitajte svoju analizu podataka onoliko puta koliko trebate, pazeći da organizirate informacije na logički dosljedan način. Izbjegavajte glomazne, dosadne odlomke i koristite bijeli prostor kako bi izvješće estetski privlačno. Prikazati tabelirane podatke kao grafikone. I na kraju, izbjegavajte korištenje pasivnog glasa tijekom cijelog.
