Ako vaš posao podrazumijeva povremena obavještavanja za rukovoditelje ili više rukovodstvo o vašim odjelima, vjerojatno ćete možda podijeliti taj zadatak na četvrtine ili na tromjesečne segmente. Mnoge organizacije koriste tromjesečna vremenska razdoblja za računovodstvene i financijske operacije, pa će im trebati brifing koji odgovara ovom vremenskom okviru. Tromjesečno izvješće treba sadržavati sažetak i informacije o poslovnom napretku, naglašava, izazove i ciljeve postignute u tom razdoblju. Možete čak uključiti i anegdotske reference koje mogu oživjeti vaše izvješće kroz stvarne događaje koji su se dogodili tijekom tromjesečja.
Proučite prethodna tromjesečna izvješća
Ako je ovo prvo tromjesečno izvješće koje pišete, pregledajte prethodna izvješća - tromjesečna ili godišnja. Možda će se na kraju godine prikazati podaci koje želite prenijeti u ovo tromjesečno izvješće. Isto tako, mogao bi postojati željeni format tromjesečnog izvješća. Vjerojatno je u redu ako uključite dodatne, relevantne informacije; međutim, pridržavajte se istog formata, osim ako nije drugačije navedeno. Ako već nemate predložak iz prethodnih izvješća, izradite ga tako da ne ponovite taj korak sljedećeg kvartala.
Odredite svoje izvore informacija
Osim ako je tromjesečno izvješće isključivo u vašem djelokrugu, vjerojatno ćete trebati informacije iz drugih izvora ili odjela. Na primjer, ako vaše izvješće zahtijeva financijske podatke, obratite se odjelu za računovodstvo ili financije i zatražite podatke koji su vam potrebni za to tromjesečje. Ako postoje podaci za prethodni kvartal, zatražite i to u slučaju da želite napraviti usporedbe između dva tromjesečja.
Pregledajte poslovne teme za izvješćivanje
Prikupite informacije o poslovnim temama koje pregledavate u svojem kvartalnom izvješću. Na primjer, ako ste projektni voditelj konzultantske tvrtke, a svrha izvješća je da ažurirate vodstvo tima o napretku za nekoliko različitih angažmana, razmislite o unosu imena svakog klijenta, nakon čega slijedi vrsta angažmana kao podteme poput ove:
- Ime klijenta, vrsta angažmana; npr., Executive Coaching
- Ime klijenta, vrsta angažmana; npr. radionica za razvoj tima
- Ime klijenta, vrsta angažmana; npr. Organizacijska procjena
Za svaku podtemu navedite kratak opis angažmana, uključujući osoblje dodijeljeno svakom od njih. Ako ste voditelj projekta, navedite svoje ime i ime klijenta s kojim ste komunicirali tijekom tog razdoblja, kao i opis svojih aktivnosti kao voditelja projekta. Opišite druge aktivnosti na angažmanu, kao što je broj radnih sati svakog angažiranog konzultanta i ciljeve, ciljeve i postignuća za svaki angažman. Na primjer, možete pisati,
"Konzultant ABC-a John Doe stvorio je aktivnosti razvoja tima za radionicu 1. veljače 2019. godine. Cilj radionice je pregledati rezultate organizacijske procjene provedene 1. prosinca 2018. godine i olakšati aktivnosti za ponovno imenovanje članova tima u organizacijsku misiju. "
Vi ste sudac o tome koliko pojedinosti trebate pružiti, na temelju dužine i formata tromjesečnog izvješća. Ovaj odjeljak čini narativnu komponentu vašeg izvješća.
Proračunske tablice su korisne
Osim što su korisne u predstavljanju financijske slike za vaše tromjesečno izvješće, proračunske tablice cijenjene su od strane čitatelja koji su zabrinuti zbog krajnjeg ishoda. S narativnim izvješćem ne morate uključivati više stranica, ali kvantitativni prikaz tromjesečnih aktivnosti daje čitateljima kratak pregled napretka poslovanja u vašem području. Na istom primjeru, ako prijavljujete nekoliko angažmana, vaša proračunska tablica može odražavati početni proračun, analizu opeklina, troškove do sada i procijenjeni proračun za završetak u dolarima i postocima.
Napišite uvod i zaključak
Nakon što ste prikupili sve podatke za svoje izvješće i pripremili nacrt, napišite svoj uvod i zaključak. Uvod bi trebao uključivati razdoblje za vaše izvješće, izvore informacija, odjel ili projekte i publiku. Ako je vaše izvješće dugotrajno ili složeno, napišite sažetak koji sadrži najvažnije informacije u sažetku na jednoj stranici. Zaključak treba ponoviti tijekom tromjesečja, kao i ukratko objasniti sve značajne probleme na koje se naišlo tijekom tromjesečja i projekcije za sljedeće tromjesečje.
