Svaki projekt uključuje mnogo detalja dok se slijeva. Nećete morati dijeliti pojedinosti ni s kim ili brinuti o njihovom artikuliranju ako sami financirate svoj projekt ili ga samostalno razvijate. Ali ako vaš projekt zahtijeva suglasnost ili pomoć drugih, morat ćete ih uvjeriti da dođu s vama. Izvršno izvješće je širok, sveobuhvatan dokument koji objašnjava sve pojedinosti o projektu koji pokušavate postići. Ona govori vašoj ciljanoj publici zašto bi se trebali uključiti.
Osnove
U idealnom slučaju, do trenutka kad čitatelj pročita vaše izvješće, on neće imati nikakvih pitanja jer ste se obratili svemu što je mogao znati. Učinkovito izvršno izvješće ništa ne ostavlja, ali morate strukturirati te informacije radi lakše čitljivosti. Započnite izvješće tako što ćete priznati svakoga tko je pridonio tome, na primjer, ako su vam drugi pomogli u istraživanju. Napišite uvod, idealno ne više od stranice ili dvije, identificirajući svoj projekt, navodeći svoj cilj, priznajući potencijalne probleme i objašnjavajući kako ih namjeravate rješavati ako se pojave. Ne morate ulaziti u mnogo detalja - to će učiniti drugi dijelovi vašeg izvješća. Upotrijebite svoj uvod kako bi vaš čitatelj bio dovoljno zainteresiran za čitanje cijelog izvješća. Neka se pokaže vaš entuzijazam.
Detalji
Sljedeći odjeljci vašeg izvješća donekle ovise o prirodi vašeg projekta. Ako želite riješiti određeni problem, odvojite odjeljak nakon vašeg uvoda u njegovu identifikaciju. Zatim, u odvojenom odjeljku, objasnite kako namjeravate riješiti problem i što će nastojati. Ako ste napravili istraživanje koje bi podržalo zašto će vaše rješenje funkcionirati, uključite ga u odjeljak posvećen vašim nalazima i objasnite kako su vaši podaci prikupljeni. Ako tražite financiranje, uključite financijski izvještaj u drugom odjeljku, u kojem se prikazuju vaša osobna sredstva ili obveze tvrtke. Objasnite koliko ćete novca trebati, kada će vam biti potrebno, i na što ćete potrošiti. Završite s dijelom koji završava vaš argument. Recite čitatelju zašto bi se trebao uključiti i pomoći vam.
Sažetak ili Sažetak
Izvršna izvješća obično uključuju sažetak ili sažetak, poseban dokument koji prethodi ostatku vašeg izvješća. Sažeci se obično bave akademskim pitanjima, posvećujući jednu rečenicu ili oznaku svakoj odjeljci vašeg izvješća, a rijetko traju dulje od jedne stranice. Sažetak je usmjeren prema poslovnoj zajednici. Može pokrenuti više od jedne stranice, ali ne previše ili će njezina dužina poraziti svoju svrhu - želite da vaša publika dobije točan osjećaj za vaš projekt, a da ne mora čitati cijelo izvješće. Sažetci i sažeci slični su vašem uvodu jer označavaju iste informacije koje ste uključili u taj odjeljak vašeg izvješća, ali su detaljnije. Izbjegavajte izrezivanje i lijepljenje segmenata iz izvješća da biste izradili sažetak. Ne želite se samo ponavljati, nego objasnite svoj projekt - bez svih detalja koje vaše izvješće sadrži - na zanimljiv način kako biste uhvatili svoju publiku.
Završni dodiri
Možete imati najbolju ideju na svijetu, ali ona može pogoditi zid od opeke ako to ne objasnite dobro. Ako ste stručnjak u svom području, izbjegavajte razgovarati preko glave čitatelja pomoću žargona ili tehničkih pojmova koje on ne razumije. Ali nemojte ići predaleko u drugom smjeru, pišući kao da razgovarate o svom projektu preko kave ili koktela - htjet ćete biti prilično formalni. Ispravite ga kad završite, a zatim ga ponovno lektorirajte. Možda biste željeli da ga netko pročita i da biste bili sigurni da je vaš položaj razumljiv. Svježe oči su često bolje uhvatiti pri upisu.
