Često kada organizacija traži pomoć izvan projekta, ona izdaje RFP ili zahtjev za prijedlog. Izvođači zatim odgovaraju na RFP, navodeći kako mogu pomoći u projektu i zašto je njihova tvrtka ili tim najbolja opcija za posao. Kako bi dobili što potpunije odgovore i napravili pravi izbor, RFP-ovi moraju sadržavati neke osnovne informacije.
RFP uvijek mora započeti uvodom i pregledom organizacije koja izdaje zahtjev i problemom ili projektom u kojem je pomoć potrebna. Uvođenje obično nije više od paragrafa ili dva, a mora sadržavati i datum dospijeća projekta i predloženog proračuna. Uključivanje ovih informacija pomaže tvrtkama da odluče hoće li odgovoriti na RFP.
Detalji projekta
Drugi dio RFP-a mora sadržavati pojedinosti o konkretnom projektu ili programu. Navedite pojedinosti o svrsi i strukturi projekta, kao io detaljima u vezi s timom, lokacijom, rasporedom i statusom projekta. Ove informacije pomažu ispitanicima razumjeti kontekst projekta; oni tada mogu prilagoditi svoj odgovor potrebama organizacija koje traže pomoć.
Opseg usluge
RFP mora detaljno opisati koje usluge tražite od vanjske tvrtke. Ovaj opseg usluga je vjerojatno najvažniji dio RFP-a, budući da će tvrtke koje se odazivaju poduzeti veliku brigu da razviju prijedloge koji zadovoljavaju sve vaše potrebe. Iako morate uključiti specifične zadatke koji su ključni za dovršenje projekta, popis potrebnih usluga mora biti prilično općenit, jer će svaka tvrtka koja je odgovorila imati svoj pristup projektu. Omogućavanje vanjskim tvrtkama da detaljno opisuju svoje ideje i procese mogu vam pomoći u donošenju bolje odluke o najboljem poduzeću za taj posao.
budžet
Dok neke tvrtke koje izdaju RFP, ustručavaju se uključiti informacije o proračunu, ako imate strogi proračun, a zatim ga uključite u RFP. RFP mora sadržavati odjeljak u kojem se od tvrtki traži da detaljno navedu kako planiraju koristiti proračun, kao i pregled njihovih zahtjeva i postupaka za naplatu i plaćanje. Također uključite informacije o vrsti ugovora koji odobravate i trajanju ugovora.
Kvalifikacije
Kada odabirete vanjsku tvrtku za rad s vašom tvrtkom, želite najbolju, najkvalificiraniju tvrtku koju možete priuštiti. RFP mora sadržavati odjeljak u kojem tvrtke odgovorne mogu navesti svoje kvalifikacije za posao. Ako tražite specifično iskustvo, onda od ispitanika zatražite da detaljno objasne svoje vještine i iskustvo u tom području. Osim toga, zatražite reference, bilo za tvrtku u cjelini ili za pojedine članove tima.
Evaluacija i podnošenje
RFP-ovi moraju sadržavati pregled kriterija procjene i upute za podnošenje prijedloga. Budite jasni i specifični, navodeći datum i vrijeme roka, kao i određenu adresu na kojoj ćete primati prijedloge. Ako postoje okolnosti koje bi dovele do trenutne diskvalifikacije, uključite i one.
