Neprofitno godišnje izvješće je najučinkovitije kada je napisano i dizajnirano s obzirom na važnost i upotrebu dokumenta na umu. Dokument služi kao izvještaj, priznanje donatorima i drugim navijačima, prilika za razmjenu informacija s neprofitnom zajednicom i marketinški alat za privlačenje novih pristaša. Čitatelji godišnjeg izvješća traže količinu, kvalitetu i rezultate informacija o programima, klijentima i prihodima. Dobro osmišljena godišnja izvješća uključuju bilancu naracije, fotografije, popise i grafičke prikaze financijskih podataka. Dobro napisano godišnje izvješće govori o pojedinačnim pričama iza tortnih dijagrama i popisima donatora.
Odredite sadržaj svog godišnjeg izvješća. Bilo da je vaša publikacija debeli, sjajni časopis ili bilten s četiri stranice, vaši će čitatelji potražiti određene informacije u vašem godišnjem izvješću: stranicu-jedno pismo od predsjednika uprave ili glavnog izvršnog direktora, izvješća o organizacijskim postignućima, izvješća o posebne programe ili glavne odjele, financijska izvješća, popis članova odbora i ključnog osoblja, te popis donatora organiziran po količini i abecedi po imenu.
Koristite jasan, jednostavan i pošten rad s neformalnim i profesionalnim tonom. Navedite činjenice jasno i koristite opušteni i osobni ton za pisanje o postignućima i osobnim pričama koje opisuju utjecaj na klijente i zajednicu.
Odaberite riječi u svom pisanju koje prenose pozitivnost, ponos i predanost svojoj misiji. Izbjegavajte nepotrebno dramatično pisanje, ali dijelite informacije koje uključuju čitatelja i pozivaju donatore koji u vašem radu osjećaju partnerstvo. Na primjer, ispričajte priču o jednom klijentu kako biste opisali postignuća programa i povezali aktivnosti s misijom vaše organizacije.
Uključite nekoliko bočnih traka kako biste istaknuli važne podatke iz programskih izvješća, kao što su podjela klijenata prema dobi i etničkoj pripadnosti ili sudionici programa za traženje posla i njihov status na kraju godine. Ova sažeta informacija pomaže čitateljima da shvate dno članka i dodaju ljudsku perspektivu.
Pripremite slike za svoje financijske podatke koristeći podatke u svom financijskom izvješću da biste prikazali trendove, ukupne iznose i sažetke. Na primjer, napravite grafikon koji prikazuje postotak proračuna koji koristi svaki odjel ili stupčasti grafikon koji prikazuje promjene u donacijama u posljednje četiri godine. Upotrijebite tekstualni okvir za popis ukupnih sredstava primljenih od različitih vrsta donatora, kao što su zaklada i pojedinac. Financijske slike pružaju čitateljima nezaboravne snimke.
Odaberite fotografije koje ćete koristiti kako biste ispričali priče. Možete upotrijebiti fotografije kuće koju je vaša organizacija pomogla izgraditi, učenike u programu poslije škole, životinje u skloništu za spašavanje, stabla zasađena u školama na području ili osoblje koje organizira šetnju.
Savjet
-
Odaberite formatiranje na temelju duljine i sadržaja godišnjeg izvješća. Dugotrajno izvješće moglo bi imati koristi od dijelova, kao što su programi, postignuća, financijski i donatori. Možete podijeliti tekst razdvajanjem fotografija i grafike kroz prikazanu pripovijest odvojenu samo naslovima.
Čitatelj tipičnog godišnjeg izvješća najviše je zainteresiran za pismo CEO-a ili predsjedavajućeg odbora, ime čitatelja na popisu donatora, opise fotografija i financijske iznose, navodi Board Café na web-mjestu Blue Avocado.
