Izvješće o projektu priopćava status projekta u tijeku u neprofitnoj organizaciji. Obično će izvješće sadržavati specifične informacije o proračunu, ostvarenim prekretnicama i svim problemima koji su se pojavili od početka projekta. Prilikom pisanja izvješća o projektu slijedite osnovni format, ali slobodno dodajte ili uklonite dijelove koji odgovaraju vašoj specifičnoj organizaciji i ciljevima.
Izradite prednji dio izvješća. Napravite urednu naslovnu stranicu koja sadrži naziv projekta, datum izvješća i imena voditelja projekta i članova tima. Ako je izvješće dulje od pet stranica, razmislite o dodavanju sadržaja kako biste olakšali pronalaženje informacija.
Da biste započeli izvješće o projektu, napišite pregledni odjeljak koji čitatelju objašnjava osnovni status projekta i kako će to utjecati na vašu neprofitnu organizaciju. Držite ovaj odjeljak na jednoj stranici ili manje i pišite s ciljem pružanja opsežnog objašnjenja napretka koji je vaš tim napravio na projektu. Nakon čitanja pregleda, recenzent bi trebao imati osnovno razumijevanje opsega projekta, trenutnog statusa, onoga što je ostalo za napraviti i bilo kakvih problema s kojima se očekuje.
Napišite najnoviju informaciju o prekretnicama koje ste do sada postigli. U ovom odjeljku objasnite svaki završeni cilj projekta i recite čitateljima da li je bilo na vrijeme. Uključite sve pozitivne učinke ili neočekivane prednosti prekretnice. Na primjer, ako ste završili cilj tjedan dana prije rasporeda, objasnite kako će to ubrzati konačni proizvod ili uštedjeti novac za neprofitne.
Informirajte čitatelje o statusu proračuna projekta. Za neprofitne, proračun je često najveća briga. U odjeljku o proračunu izradite analizu proračuna po liniji koja objašnjava što ste potrošili i što preostaje potrošiti. Ako postoje bilo kakva odstupanja, navedite objašnjenje i korake koje ćete poduzeti kako biste nadoknadili razliku.
Navedite objašnjenje za bilo kakva kašnjenja ili probleme. Ako je vaša neprofitna organizacija naišla na neočekivane probleme tijekom projekta, svakako uključite odjeljak koji detaljno opisuje problem. Da biste uvjerili članove odbora i klijente, uključite određene korake koje ćete poduzeti kako biste ispravili ili spriječili problem.
Objasnite sljedeće korake. U kratkom pregledu, dopustite čitateljima da znaju što će se sljedeće dogoditi u projektu. Ako trebate dodatno osoblje ili informacije, navedite svaku stavku. Ova informacija je ključna za neprofitne s ograničenim resursima. Zatvorite na pozitivnoj noti, ako je moguće, izražavajući uvjerenje da će projekt biti završen na vrijeme i po proračunu.
