Računi bi trebali imati datume kako bi se pojasnile obveze i za izdavatelja i za primatelja. Datum fakture je datum izdavanja dokumenta - ne nužno i datum kada su proizvodi ili usluge pruženi. Uvjeti plaćanja tumače se u odnosu na taj datum. Datum je ujedno i način na koji se pojedinačni računi bilježe i razlikuju jedan od drugog. Datumi fakture trebali bi biti istaknuto prikazani kako bi se spriječila zbrka oko fakture i kako bi se osiguralo da je račun pouzdan.
Uvjeti plaćanja
Računi uključuju vremenski rok za otpremu robe ili očekivanje plaćanja. Primjerice, rok plaćanja "net 30 dana" računa se od datuma fakture, tako da plaćanje treba obaviti najkasnije 30 dana od datuma fakture. Datum isporuke može biti datum računa, ako je račun proizveden istog dana kada je roba otpremljena. Ako plaćanje postane zakašnjelo, tvrtke će se osloniti na vremensku liniju predviđenu datumom računa i uvjete za preuzimanje aktivnosti naplate. Ako kupci dobiju popust za prijevremenu uplatu, ti datumi određuju je li faktura plaćena dovoljno brzo kako bi se dobio bonus.
Čuvanje zapisa računa
Tvrtke koje šalju puno faktura trebaju imati sustav za generiranje jedinstvenih brojeva računa za svaku prodaju. Slijedni sustav numeriranja osigurava da se računi mogu lako pratiti kada se proizvode i plaćaju, čak i ako se s istim datumom fakture proizvede više faktura.
