Jedan od uobičajenih oblika komunikacije u poslovanju i znanosti jest pisanje izvješća. Pisanje poslovnih i tehničkih izvješća zahtijeva pisanje i organizacijske vještine, istraživačke sposobnosti i sposobnost tumačenja podataka i prezentiranja na način koji stručnjaci mogu razumjeti, a laik može razumjeti. Poslovna i tehnička izvješća imaju mnogo istih elemenata, stoga je glavna razlika između poslovnih izvješća i tehničkih izvješća uglavnom tema.
Odredite svoju publiku i kako će se vaše poslovne i tehničke informacije širiti. Bilo da pišete za skupinu stručnjaka ili dijelite svoje poslovne vještine s grupom studenata, znajući da će vaša publika pomoći u izradi informativnog, dobro primljenog izvješća. Odlučite je li vaše izvješće samo pisani oblik komunikacije ili multimedijske prezentacije. Ako koristite tehnologiju koja pogoduje prezentaciji, svim sredstvima uključite grafikone, slajdove, videozapise ili druge načine kako biste ilustrirali neke od točaka vašeg izvješća.
Provesti istraživanja o vrstama poslovnih izvješća i tehničkih izvješća. Pregledajte primjere izvješća i predložaka da biste se upoznali s vrstom informacija koje se očekuju u vlastitoj poslovnoj komunikaciji.
Objasnite temu i uključite podteme za pomoć u istraživačkom procesu. Pripremite nacrt kako biste zadržali fokus na svakom odjeljku i pomogli vam izbjeći meandriranje, koje može proizvesti neorganizirano izlaganje. Tipična poslovna ili tehnička izvješća uključuju sljedeće dijelove: uvod; kvalifikacije i tematska pozadina; podaci istraživanja; zaključci; i buduća razmatranja.
Izradite prvi bitan dio vašeg poslovnog ili tehničkog izvješća. Počnite s opisom svojih kvalifikacija, interesa i razloga zbog kojih je vaša informacija vrijedna. Objasnite kako vaša publika može iskoristiti vaše podatke ili kako bi vaši podaci trebali biti interpretirani. Ne govorite svojoj publici kako da uočite svoje nalaze ili kako oblikovati mišljenja o svom izvješću. Umjesto toga, vaše izvješće treba započeti s kontekstom vaših podataka. Na primjer, ako pišete o trendovima na radnom mjestu u vezi s radom na daljinu, objasnite kako tvrtke mogu koristiti vaše nalaze kako bi formulirale aranžmane za telekomunikacije.
Sastavite rezultate istraživanja i podatke. Organiziranje vašeg istraživanja je izuzetno važno jer će vaša publika ispitati vašu stručnost ako predstavite nepouzdane, zastarjele ili nevažeće nalaze. Provjerite jesu li vaši podaci posebno relevantni za vašu temu i restrukturirajte ih na način koji je razumljiv.Osim ako je vaša publika sastavljena samo od stručnjaka s dubokim poznavanjem tehničkog i poslovnog žargona, održite svoje istraživanje jednostavnim. Zamijenite žargon s pojmovima koji su poznati laicima, i sažmite svoja istraživanja na zanimljiv način.
Pripremite raspravu o svojim nalazima, uključujući zaključke i predložene načine za uključivanje izvješća u poslovne ili tehničke procese. Bez rascjepkanosti, artikulirajte svoje nalaze na inovativan i kreativan način. Poslovna i tehnička izvješća ponekad imaju reputaciju postojanog i konzervativnog. Možete potaknuti kreativno korištenje izvješća prikazivanjem podataka koje mogu koristiti napredne publike.
Sastavite dijelove dokumenta u logičkom redoslijedu. Napišite kratki uvod nakon što završite svaki odjeljak - često je lakše sastaviti uvod kada imate priliku pregledati svoj ukupni nacrt. Vaš uvod bi trebao biti koncizan - svrha vašeg uvoda je jednostavno pružiti publici uvid u vašu poslovnu ili tehničku temu izvješća.
Dopustite sebi vremena za preciziranje i uređivanje izvješća. Dobro je ostaviti izvješće i vratiti se dan ili dva kasnije svježim očima. Ako je moguće, zamolite kolegu da pregleda vaš nacrt. Uključite sve prijedloge za koje smatrate da doprinose vjerodostojnosti i upotrebljivosti vaših podataka.
