Bilo da ste domaćin korporativnog povlačenja, konvencije ili nekog drugog posebnog događaja, gostujući govornici mogu svojoj publici ponuditi nove perspektive i prednosti stručnosti. Kontrolni popis može pomoći organizirati aranžmane tako da sve teče glatko. Radi organizacije, podijelite kontrolni popis na područja: putovanja, financije, tehnologiju, adresu i potrebe govornika. Domaćin i govornik mogu stvoriti popise za provjeru u tim kategorijama kako bi se osiguralo da događaj nema komplikacija.
Putni aranžmani
Gostujući govornici, bilo plaćeni ili volonteri, obično moraju putovati do angažmana govornika. To može uključivati velike planove putovanja, kao što su avionske karte i hotel, ili jednostavna vožnja automobilom. Organizacija domaćin mora dogovoriti dogovore. Saznajte odakle dolazi govornik, kakvu će vrstu prijevoza trebati i koje su joj sklonosti prema vremenu dolaska i odlasku.Uz to, pronađite relevantne informacije govornika, kao što je datum rođenja, koji je potreban za neke rezervacije. Zatim, popis za provjeru treba uključivati rezervacije putovanja - rezerviranje hotela ako je potrebno i organiziranje prijevoza na zemlji, kao što je automobil. Dodajte bilješku za potvrdu svih dogovora nekoliko dana prije angažmana. Kontrolni popisi govornika trebali bi uključivati i pružanje informacija o domaćinu i potvrđivanje pojedinosti.
Financijski aranžmani
Stavke na popisu domaćina trebaju uključivati potvrdu da je plaćanje izvršeno govorniku. Često se govornicima plaća dio prije događaja kao vrsta zadržavanja i dio nakon uspješnog završetka angažmana. Ako je to slučaj, napravite dvije stavke kontrolne liste da ne zaboravite. Financijski kontrolni popis govornika trebao bi uključivati pružanje domaćinu svih relevantnih podataka, kao što su adresa ili broj računa za izravni depozit, kao i potvrda da je plaćanje izvršeno.
Tehnološke potrebe
Mnogi gosti govornici koriste tehnologiju kao dio svoje adrese. Gostujući govornici trebali bi sastaviti popis svega što im je potrebno - uključujući prijenosna računala, grafoskop i zaslon, kabele, pokazivač, mikrofon i tako dalje. Domaćin treba zatražiti ove informacije i dodati praktične predmete, kao što su kabeli za napajanje, rezervna prijenosna računala i tehničku osobu za rješavanje bilo kakvih problema.
Govor i materijali
Organizacije domaćini trebale bi pojasniti što traže od govornika. To može uključivati određenu temu na adresu ili više praktičnih detalja, kao što je duljina adrese. Napravite popis svega i pošaljite ga govorniku. Za govornika, ovaj bi popis trebao uključivati završavanje i uređivanje adrese. Govornik bi također trebao odjaviti stvaranje duplikata govora i popratnih materijala, kao što je PowerPoint. Domaćin i govornik trebali bi unaprijed raditi zajedno kako bi utvrdili da li će govornik dati prethodnu kopiju adrese, možda za medije ili tumača za znakovni jezik.
Briga za govornika
Ovaj dio kontrolnog popisa namijenjen je domaćinu, a ne govorniku. Vaš govornik treba tretirati kao VIP za događaj. Dodijelite osobi da djeluje kao veza i rukovatelj za govornika i dajte govorniku informacije o kontaktu dodijeljene osobe. Na dan događaja osigurajte da rukovatelj zna gdje treba pozdraviti govornika i daje sve potrebne nadopune događaja i važne detalje. Vodič također treba upoznati govornika s važnim osobama u organizaciji. Dodajte stavke na popis za provjeru koji osigurava udobnost govornika tijekom događaja, kao što su boce vode na podiju. Naposljetku, dodajte stavke kontrolne liste kako biste se podsjetili da zahvalite govorniku nakon događaja - možda rukom napisanom bilješkom ili cvjetnim aranžmanom - i da finalizirate sva plaćanja.
