Posao planera sastanaka može biti zastrašujući s obzirom na broj detalja vezanih uz planiranje i organiziranje konferencije govornika, ali ako uživate u izazovu višezadaćnosti i poznati ste kao majstor u žongliranju pojedinostima, dobro ćete se pripremiti za posao.
Stavke koje su vam potrebne
-
Glavni kontrolni popis
-
Ugovori govornika
-
mjesto održavanja
-
Hitni rezervni plan
Započnite planiranje konferencije govornika najmanje godinu dana unaprijed - više ako ljudi koje namjeravate predstaviti kao gostujući predavači su istaknuti muškarci i žene čiji kalendari ispunjavaju godine unaprijed. Napravite glavni kontrolni popis koji detaljno opisuje svaki zadatak koji se mora obaviti kako bi se govornici uputili na konferenciju i zalihe, opremu i odredbe koje se moraju dobiti da bi se organizirao događaj.
Rezervirajte mjesto održavanja konferencija na lako dostupnoj lokaciji koja je povoljno smještena u blizini zračnih luka, javnog prijevoza, hotela, restorana i drugih sadržaja, a osoblje na tim mjestima obučeno je da održava konferencijske grupe 24/7. Zamolite svog odvjetnika da sastavi standardni ugovor o govoru tako da imate pravno obvezujući sporazum sa svakim govornikom da se pojavi i sudjeluje u događaju.
Radite na dnevnom redu konferencije tako da su predavači namjerno zakazani. Dodijelite najdinamičnije zvučnike za rukovanje ključnim i konačnim utorima tako da su sudionici oduševljeni primjedbama prvog i inspirirani riječima posljednjeg. Ispričajte govornike o svojim vremenskim ograničenjima i impresionirajte ih važnosti ostavljanja vremena za pitanja na terenu.
Naručite potrošni materijal, registracijske tablice, organizirajte najam opreme, signalizaciju, značke i sustav kreditnih kartica / blagajne za one koji nisu kupili ulaznice. Pošaljite potvrdni raspored govornicima konferencije nekoliko mjeseci prije datuma kako biste sudionicima omogućili dovoljno vremena za izradu planova prijevoza. Provjerite odgovornosti svoje organizacije, npr. Nadoknade za avionske karte, unaprijed rezervirane smještajne jedinice ili ograničenja potrošnje po danu, te osigurajte da govornici dobiju popis društvenih događaja na koje su pozvani kao dio svoje posjete.
Zamislite rezervni plan koji pokriva katastrofalne mogućnosti: smrt ili ozljedu govornika ili promjenu mjesta u zadnji čas. Dodijelite volonterima da djeluju kao domaćini svakog govornika i rezervirajte limuzinu ili taksi službe kako biste vozili zvučnike ako prijevoz nije među odgovornostima domaćina. Završite zadnje zadnje zadatke poput naručivanja grickalica i slučajeva vode za zvučnike.
Mustrirajte svoju izdržljivost za posljednje predkonferencijske dane - ako nestanu audio-vizualna pomagala, miješaju se hotelske sobe i zrakoplovi se odgađaju, to je vrijeme kada stvari izmaknu kontroli. Držite svoju pamet o vama i oslonite se na svoj glavni kontrolni popis. Jednom kada ste napisali postkonferencijske zahvalnice govornicima, učinite sebi uslugu i provedite odmor. Zaslužio si.
