Odjelni prijedlog općenito se koristi za dobivanje resursa za novi ili prošireni program, novu uslugu ili drugačiji način obavljanja tekućeg poslovanja koji će zahtijevati odobrenje za trošenje proračunskih sredstava odjela. Mora biti dovoljno kratak da poštuje vrijeme donositelja odluka, ali dovoljno sveobuhvatan da bi dobio odobrenje. Prijedlog može biti odgovor na Zahtjev za ponudu (RFP), ili može biti nepoželjan.
Priprema prijedloga
Učinite svoje istraživanje. Temeljito pročitajte RFP ili vodič za prijedloge odjela. Znajte što traže (format, duljina, broj odjeljaka). Točno slijedite upute; nemojte improvizirati.
Saznajte tko predstavljate prijedlog: CEO, upravni odbor ili voditelj odjela. Morat ćete predložiti prijedlog na njihovo gledište. CEO će trebati više strateški pogled, dok će upravitelj zahtijevati više proceduralnih detalja. Upravni odbor će se sastojati od oba, tako da oba cilja trebaju biti dobro dokumentirana.
Pročitajte strateški plan odjela ili slično. Morat ćete pokazati kako vaš prijedlog ispunjava strateški cilj ili ključni rezultat. Pročitajte ostale relevantne dokumente odjela, posebno one koji se odnose na područje u kojem radite.
Razvoj prijedloga
Počnite s poviješću problema koji ćete riješiti ili uslugom koju ćete pružiti. Opišite potrebu ili pružite analizu potreba. Pokažite svoje razumijevanje strukture odjela i gdje će se taj prijedlog uklopiti.
Prepoznajte prednosti svog prijedloga - po mogućnosti kvantitativno. Kvantitativno istaknite prednosti i mogućnosti i pokažite rješenja za slabosti i prijetnje. Opišite opcije i moguće alternative u smislu relativnih troškova i koristi. Obavite analizu rizika; uključuju pravna razmatranja i identificiraju rješenja za identificirane rizike. Navedite željenu opciju i pokažite zašto.
Odredite ljudske i materijalne resurse koji će biti potrebni za preporučenu opciju, u smislu broja i troškova. Provjerite jesu li sve vaše tvrdnje točne i imate resurse za dobivanje rezultata koje obećavate.
Jasno navedite vremenski okvir rada. Uključite osnovnu strukturu rada ili Ganttov dijagram, koji su oba alata za upravljanje projektima. Ako ih ne poznajete, pronađite kolegu koji jeste. Svakako uključite imena svih kolega koji pružaju značajnu pomoć, bilo usmeno ili u prijedlogu.
Prije podnošenja prijedloga, stavite ga na stranu za 24 sata. Pročitajte ga temeljito i utvrdite sve slabosti; stegnuti gramatiku. Zamolite nekoga koga vjerujete da ga lektira i po potrebi ga ponovno napišite.
Izradite sažetak. Na jednoj stranici ili manje navedite važne dijelove prijedloga. Stavite ovo kao prvu stranicu. Druga stranica bi trebala biti točan indeks ili sadržaj.
Savjet
-
Ako se želite osobno predstaviti, vježbati prezentaciju pred ogledalom ili predstaviti kolegi kao suhu vožnju.
Nikada nemojte obećavati ono što ne možete isporučiti ili tvrdnje koje su neosnovane ili neistinite.
