Sastanak se može definirati kao proces suradničkog rada osmišljen da odgovori na pitanje tko, zašto, kako i što određenog cilja. Karakteristike neučinkovitih sastanaka uključuju pasivne sudionike i regurgitaciju prethodno raspravljenih tema. Učinkoviti sastanci u biti su suprotni. Učinkoviti sastanci mogu povećati produktivnost, moral i dobit zaposlenika.
Funkcija
Pet koraka za pripremu i provedbu učinkovitih sastanaka, također poznatih kao pet P, su: svrha, plan, sudionici, sudjelovanje i perspektiva, bilješka Davida Whettena i Kim Cameron u knjizi “Razvijanje vještina upravljanja.” Svrha jasno navodi namjeru sastanak. Plan je tijek akcije tijekom sastanka. Sudionici uključuju polaznike i voditelje. Sudjelovanje je potrebno od sudionika i facilitatora. Perspektiva je cilj koji je cilj sastanka i sažetak sporazuma koji proizlaze iz sastanka.
alat
Igre su jedan od najučinkovitijih alata koji se koriste za uspješne sastanke. Preporučuju se brze, jeftine, prilagodljive, rizične i participativne igre. Brainstorming je još jedan alat koji se koristi za prikupljanje informacija i objašnjenje problema ili situacije. Ostali alati za učinkovite sastanke uključuju upitnike, ankete, intervjue i radne listove.
Karakteristike
Učinkoviti sastanci su maštoviti, participativni, inovativni i zanimljivi. Počinju i završavaju na vrijeme. Netko je zadužen za praćenje zapisnika i dnevnog reda. Planirani prekidi javljaju se u određeno vrijeme. Potiču se živahne i pozitivne rasprave. Sudionici mogu ocjenjivati sastanak. Učinkoviti sastanci završavaju na prijateljskoj razini s voditeljem kako bi se osiguralo da harmonija postoji među sudionicima.
Učestalost i trajanje
Peter Honey piše u knjizi "Improve Your People Skills" da bi se učinkoviti sastanci idealno vodili najviše jednom tjedno, obično za iste sudionike. Najuspješniji sastanci završavaju se za sat vremena i obično ne traju do dva sata.
Značaj
Loše vođeni sastanci imaju negativan utjecaj na moral zaposlenika, što neke od njih čini skeptičnim i pesimističnim, dok drugi postaju apatični i nepažljivi. Neučinkoviti sastanci, primjećuje Barbara J. Streibel u knjizi “Vodič za uspješne sastanke upravitelja”, košta tvrtke milijarde dolara svake godine u izgubljenim prilikama i izgubljenom vremenu. Oni oštećuju imidž organizacije, naglašavaju njezino neučinkovito upravljanje i smanjuju produktivnost. Učinkoviti sastanci čuvaju dva najvrednija resursa tvrtke: vrijeme i talent. Kolaborativni i učinkoviti sastanci potiču zaposlenike.
