Učinkovita poslovna pisma važan su alat u arsenalu svakog poslovnog čovjeka. Bez obzira na to je li namjeravao prodati proizvod ili uslugu, ili jednostavno predstaviti samog pisca, učinkovito poslovno pismo mora imati nekoliko osnovnih obilježja da bi čitatelj mogao odgovoriti pozitivno. Pismo mora pozvati primatelja na akciju i uvjeriti ga da učini ono što pisac želi. Sva učinkovita poslovna pisma imaju određene zajedničke osobine.
Potpune informacije
Učinkovito poslovno pismo ima sve informacije koje čitalac treba pravilno provesti. U pismu je jasno navedeno odakle je pismo i gdje i kako reagirati. U njemu se navodi o čemu se radi u pismu, kada je potrebno poduzeti mjere, gdje bi se trebalo poduzeti mjere i zašto bi se trebalo poduzeti akcije sada. Poslovno pismo je puno informacija i ne ostavlja ništa. Ima jasan poziv na akciju i kaže primatelju kako izvršiti tu radnju.
Kratkoća
Učinkovito poslovno pismo nije cvjetno ili ukrašeno. To je rezervno i do točke. Nema izgubljenih riječi. Jezik je jezgrovit u isporuci tako da čitatelju ostaje samo potrebna informacija. Poslovno pismo nije mjesto za pokazivanje velikih riječi ili poezije. Učinkovita poslovna pisma su kratka i do točke.
Prednosti, a ne značajke
Učinkovita poslovna pisma usredotočuju se na prednosti za primatelja, a ne na značajke proizvoda ili informacije. Ona odgovara na pitanje za čitatelja: "Što je to za mene?" Poslovno pismo uzima u obzir vremenska ograničenja čitatelja i potrebe koje čitatelj donosi na stol. Njima se brine, što olakšava čitatelju da poduzme željenu akciju. Poslovna pisma usredotočuju se na to kako pisac pisama može pomoći čitatelju, a ne zašto bi čitatelj trebao pomoći piscu.
Specifičnost
Koristite određeni jezik prilikom pisanja poslovnih pisama. Recite čitateljima točno što mogu očekivati od proizvoda, usluga ili poduzeća. Ne koristite nejasan jezik koji ih može navesti na pogađanje. Koristite primjere, ako je potrebno, kako biste dodatno razjasnili jezik kako biste čitatelju učinili jasno poslovno pismo. Ako je obećanje dano u pismu, budite sigurni da ga tvrtka može poduprijeti. Također, koristite glagole djelovanja umjesto pasivnih glagola kako biste svojim rečenicama dali snagu.
Jasnoća
Izbjegavajte korištenje žargona, osim ako je apsolutno nužno u pokušaju da jasno komunicirate. Važno je razjasniti što točno pismo nudi i što pismo traži od čitatelja. Ako ne, čitatelj možda neće poduzeti traženu radnju, a pismo neće biti djelotvorno. Koristite jasan, snažan jezik kako biste naglasili što čitatelj treba učiniti nakon što pročitate poslovno pismo. Kratke rečenice s jakim, djelotvornim glagolima preporučuju se da potaknu čitatelja da djeluje.
Etiketa
Svakako slijedite pravilnu etiketu u poslovnim pismima. Provjerite jeste li pronašli ispravno ime i pravopis osobe koja će primati pismo. Adresirajte ih na odgovarajući način. Odgovorite na sva pisma koja zahtijevaju povratni odgovor. Slijedeći pravilnu etiketu, poslovni čovjek pokazuje da ima odgovarajuće poštovanje prema osobi kojoj piše. To poštovanje može znatno napredovati u tome da čitatelj pisma preuzme poziv na akciju.
Ispravnost
Od oblikovanja pisma do prikladnosti primatelja, poslovno pismo mora pogoditi mnoge ispravne bilješke da bi bilo učinkovito. Budite sigurni da je poslana ispravnoj osobi, u ispravnom odjelu, u odgovarajućoj tvrtki. Pobrinite se da pismo ide pravoj osobi da poduzme radnju koju pismo traži od njega. Pročitajte pismo i procijenite je li jezik ispravan za osobu kojoj ga šaljete - niti previše formalan niti neformalan. Kada ste spremni poslati ga, provjerite formatiranje još jednom za pogreške.
