U svakom poslovnom okruženju sastanci su neizbježni. Više puta nego ne, ljudi koji su trebali prisustvovati tim sastancima, gledaju ih s užasom. Možda je to zato što traju predugo, jer nema jasnog razloga da se sastanak održi ili se čini da se na tim sastancima ništa ne može riješiti. Oni očito ne ispunjavaju pet P učinkovitih sastanaka: svrha, proizvod, sudionici, vjerojatna pitanja i proces.
Svrha
Svrha sastanka je definirana kao razlog održavanja sastanka, dnevni red ili ključni ciljevi koje sudionici trebaju raspraviti. Ako nema pitanja o kojima bi se trebalo raspravljati, nema razloga za sazivanje sastanka. Susreti bez jasne svrhe su gubljenje vremena svih.
Proizvod
Proizvod sastanka opisuje željeni ishod koji treba postići kada je sve rečeno i učinjeno. To nije samo željeni ishod sastanka, već i željeni ishodi budućih projekata tvrtke i robe o kojima se raspravlja tijekom sastanka. Navodeći sastanak s proizvodom ispred vas održava sastanke na pravom putu, čuva razgovore od lutanja u subjekte koji ne ispunjavaju svrhu sastanka.
sudionici
Sudionici sastanka uključuju samo one ljude koji trebaju biti uključeni, ljudi koji gledišta ili radna mjesta izravno utječu na svrhu i proizvod sastanka. Na primjer, medicinsko osoblje u bolnici ne bi sudjelovalo na sastanku o bolničkim računalnim sustavima. Medicinske sestre i liječnici bi, međutim, sudjelovali na sastancima koji se tiču pitanja zdravlja i bolesti ili sastanaka koji će im pomoći da dobiju Jedinice za kontinuirano obrazovanje, CEU-ove, koje moraju zadržati svoje licence do danas.
Vjerojatna pitanja
Vjerojatna pitanja su zabrinutosti koje će se vjerojatno pojaviti među sudionicima, problemi koje oni vide s trenutnim stanjem pitanja na dnevnom redu ili bilo kakve probleme koje predviđaju s mogućim rješenjima iznesenim tijekom sastanka. Vjerojatna pitanja uključuju i uhvaćanje bilo kakvih grešaka koje su možda izbjegle tijekom priprema za sastanak. Na primjer, netko daje prezentaciju o mogućim rješenjima problema navedenih u dnevnom redu. Netko na sastanku može primijetiti da nedostaju jedna ili dvije činjenice i da te činjenice mogu imati dubok utjecaj na ishod sastanka ili na rješenje. Problemi mogu biti problem s troškovima projekta ili vremena uključenog u dovršenje projekta.
Postupak
Proces sastanka uključuje korake potrebne za održavanje sastanka na putu i postizanje svrhe sastanaka. To bi također moglo uključivati izradu plana za postizanje budućih projekata i robe kako bi ih se održalo na putu prema završetku. Proces naveden u koracima ispred vremena omogućuje svima koji su uključeni da osiguraju da postižu svrhu i ishod sastanka, projekta ili merchandisinga. To je način praćenja napretka sastanka.
