Obraćanje poslovnog pisma jednoj osobi relativno je jednostavno. Upisujete ime i adresu osobe u formatu američke pošte i pratite "Poštovani gospodine / gospođe / gospođe". Kada trebate obratiti više primatelja u istom poslovnom pismu, stvari se kompliciraju. Ovisno o lokaciji primatelja, ili ćete pojedinačno adresirati svakog primatelja ili ćete upotrijebiti oznaku "kopija" - "cc" - na dnu slova.
Više ljudi, ista adresa
Kada se obraćate više primatelja u istoj organizaciji, nema potrebe ponavljati adresu više puta. Jednostavno napišite ime i naslov svakog primatelja, nakon čega slijedi pojedinačna adresa tvrtke. Trebalo bi izgledati ovako:
Gospođa Mary Harris, izvršna direktorica
G. Robert Martinez, ravnatelj ustanova
Philippa Bennett-Price, financijski direktor
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Tada će vaš pozdrav morati navesti imena u istom redoslijedu kao i adresa, nakon čega slijedi dvotočka (":"), na primjer "Draga gospođica Harris, gospodin Martinez i dr. Bennett-Price:" Pisanje "Draga Mary, Robert i Philippa: "sasvim je u redu ako ste na prvom mjestu. Uljudno je poslati zasebno pismo i kuvertu svakoj osobi, pa ispišite i potpišite originalnu kopiju za svakog primatelja.
Više ljudi, drugačija adresa
Kada je isto slovo namijenjeno višestrukim primateljima na različitim mjestima, svaka osoba prima pojedinačno adresirano pismo. Naznačite da ste pismo poslali drugim osobama stavljajući "cc:" na dno slova ispod linije potpisa, a zatim abecednim redom imena ostalih primatelja. "CC" označava kopiju, pozivajući se na ugljični papir koji je korišten za izradu dodatnih kopija dokumenata prije pronalaska fotokopirnog uređaja - danas koristimo izraz "uslužna kopija". Svakako promijenite redak "cc:" u svakom pismu tako da svaki primatelj zna tko su svi ostali primatelji. Uključite njihove adrese ako će to biti korisno za vašeg primatelja.
Kada postoji mnogo adresa
Ako imate mnogo primatelja, kao što su članovi odbora, možda je prikladnije pripremiti jedno pismo upućeno grupi i staviti blok za distribuciju na kraju pisma. Prihvatljivo je pozdraviti veće skupine kao tijelo ljudi, na primjer, "Dragi odnosi s investitorima" ili "Poštovani članovi Odbora". Ako se pismo interno distribuira unutar vaše organizacije, u redu je koristiti neformalni pozdrav "Dragi svi".
Riječ opreza
Iako postoji određena etiketa za adresiranje pisama višestrukim primateljima, ne postoje stroga pravila. Vaša tvrtka može imati vlastiti stil koji može ili ne mora slijediti tradicionalne standarde. Dosljednost daje dobar dojam o Vašoj robnoj marki, stoga provjerite da li svi vaši zaposlenici prate isti stil u svakoj poslovnoj komunikaciji.
