Da biste potpisali ili ne potpisali? To je pitanje koje se često javlja kada se zauzeti menadžeri odluče napisati dopis. Za razliku od poslovnih pisama koja jasno zahtijevaju potpis, dopisi su druga stvar. Hoće li ih potpisati nije jasno mnogim mladim menadžerima koji tek počinju raditi u poslovnom svijetu. Sljedeći savjeti pomoći će vam da osvijetlite želite li potpisati ili ne potpisati.
Stavke koje su vam potrebne
-
Računalo
-
Osnovni program za obradu teksta
-
Vodič za gramatiku ili knjiga stila, tj. AP Style Book
-
Tematska istraživanja, tj. Financijska izvješća, računovodstvena izvješća itd.
-
Rječnik, tezaurus, softver za proračunske tablice (izborno)
Na površini se mogu činiti sličnima, ali postoje mnoge razlike između dopisa i slova. Pisma napisana na memorandumu tvrtke su vanjski dokumenti. Oni imaju tendenciju da idu na manje vanjske publike, kao što su klijenti, dobavljači i industrijski regulatori. To čini potpis obveznim elementom. Međutim, memorandumi su interni i obično ih vide samo zaposlenici tvrtke. U praksi, dopisi ne uključuju potpis. Međutim, ponekad su menadžeri mudro uključiti svoje inicijale uz svoje ime u zaglavlje. Pravi trik je znati ako i kada to učiniti.
Svrha dopisa pomoći će diktirati hoće li ga potpisati ili ne. Drugim putem e-pošte, podsjetnici su primarni alat koji menadžeri koriste za razmjenu informacija s zaposlenicima, bilo da se radi o jednostavnim najavama ili ključnim informacijama o promjenama u pravilima. Neki podsjetnici imaju više osjetljivosti u prirodi od drugih.
Koliko su informacije osjetljive? Rutinski podsjetnici - oni koji se bave nekontroverznim temama - čine glavninu dopisa koje su poslali upravitelji. Ove vrste podsjetnika rijetko zahtijevaju praćenje i obično se uzimaju po nominalnoj vrijednosti. Zaposlenicima je teško čuti i druge teme, kao što su mjere smanjenja broja zaposlenih, smanjene zdravstvene beneficije itd. Zbog toga se njihova valjanost može osporiti. Kada je tema osjetljiva, pisač bilješki može započeti podsjetnik kako bi dodao valjanost sadržaju. Ali čak i tada, inicijali nisu potrebni.
Koliko će ljudi primiti dopis? Opet, podsjetnici ponekad odlaze na stotine ljudi i inicijalizacija može biti dugotrajan zadatak. U poslovnom svijetu vrijeme je novac. Čak i dodavanje inicijala može biti veliki pothvat. Kada odlučujete hoćete li započeti unos ili ne, pitajte koja se vrijednost dodaje ovom zadatku? Ako ga nema, preskočite ga.
Savjet
-
Potpis blokira signal čitateljima da su došli do kraja pisma. S memorandumima, međutim, telegrafirajte završetak koristeći prijelazne izraze koji naglašavaju zaključak, kao što je "na kraju" ili "na kraju".
Upozorenje
Zapamtite, pišete li dopis ili pismo, s potpisom ili bez njega, to može biti pravno obvezujući dokument. Nikad ne žurite s prepiskom. Možete dobiti sebe i svoju tvrtku u vrućoj vodi.
