Pisanje poslovnih pisama može biti teško. Sjedneš da brzo odbiješ pismo i uspon, u pozdravu. Pisanje jednoj osobi ima dovoljno problema ako ne znate ime osobe ili spol. Kada dodate nekoliko ljudi, pitanja se množe. Koliko ljudi pišete? Dva, tri ili gomila? Poznajete li ih po imenu? Jesu li to vaši bliski prijatelji ili prolazna poznanstva? Srećom, postoje pravila i smjernice za sve ove situacije.
Pisanje na dva ili tri
Ako pišete za dva ili tri, to je jednostavan odgovor: Jednostavno napišite njihova imena. Ako ih dobro poznajete i nalazite se na bazi imena, možete upotrijebiti njihova imena, kao što su "Draga Will, Kiersten i Pat."
Ako ih ne poznajete dobro, ili niste sigurni jesu li imena prikladna, koristite više formalnosti: "Dragi gospodine Sothers, gospođa Thompson i gospođa Crump." Općenito, nećete biti krivi jer ste previše formalni, ali obrve će porasti ako ste previše neformalni.
Pisanje u grupu
Kada pišete više od tri osobe, ispisivanje imena izgleda glomazno. Ljudi se osjećaju kao da su samo jedan od dugačkog popisa. Bolje je upotrijebiti grupni pojam poput "Dragi tim" ili "Drage kolege". Čudno je kako se izgovaranjem imena grupe može osjećati kao da je netko od mnoštva, ali "Dragi tim" čini da se osjećaju kao da pripadaju skupini; oni su dio tima. "Drage kolege", kažu da ih smatrate vrijednima da budete kolega, jednak i cijenjen sudionik.
Međutim, nemojte koristiti "Drage kolege" kada pišete ljudima koji su stariji od vas. Tehnički, oni su vaši nadređeni, a ne vaše kolege. Ali ako su i oni u timu, onda bi "Dragi tim" dobro funkcionirao.
Kako imenovati
Pišite ljudima po imenu ako je ikako moguće. Na primjer, ako vam je nekoliko osoba pisalo o predmetu i želite pisati natrag, potrudite se pronaći i koristiti njihova imena. Ako se prijavljujete za posao, ili ste u nekoj drugoj situaciji u kojoj želite nekoga impresionirati, otkrivanje njihovih imena pokazuje da biste se dodatno potrudili i na svom poslu, ako biste ga zaposlili. Poznajete li nekoga u tvrtki koji bi mogao saznati imena uključenih kadrova?
Još jedna ideja je otići na web-lokaciju organizacije i vidjeti je li direktor ili voditelj odjela naveden. Ako je to jedino ime koje vidite, možete se obratiti pismu kao: "Dragi g. Burns i kolege" ili "Dragi g. Burns i članovi Odbora za odabir." Ako ne pronađete konkretna imena, pisanje "Poštovani članovi Odbora za odabir" će biti sasvim u redu. Dok možete pisati, "Dragi Odbor za izbor", dodajući da "članovi" daju poseban dodir. "Članovi" priznaju da ih vidite kao pojedince, a ne samo kao jedan veliki anonimni odbor.
Dobivanje oko spola
S imenima kao što su John, Maryann, Wayne i Daisy, lako je reći njihov spol. Ostala imena mogu vas nagađati, kao što su Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew i Alex. Ponekad ih pravopis daje. Primjerice, Adrian je obično muškarac, dok je Adrienne ženka. Ali imena prkose uobičajenim pravilima pravopisa, pa ako ne znate, nemojte pretpostavljati.
Ako netko koga poznajete poznaje dotičnu osobu, možda ćete to moći saznati. Također, provjerite web stranicu kako biste vidjeli je li osoba napisana o njoj i koja se naziva on ili ona. Općenito internetsko pretraživanje imena može dati i odgovore. Ako sve to ne odgovori na pitanje o spolu, prihvatljivo je napisati "Dragi Chris Trainor".
Kome ili ne
Dok "Za koga se tiče" zvuči ukočeno i vrlo formalno, još uvijek je prihvaćeni pozdrav za korištenje kada nemate pojma kome pišete.
S druge strane, "Draga gospodo" je zastarjela. To je gramatička zamka koja je ostatak od dana kada su tvrtke bile muška domena. "Draga gospodo" danas je neprikladno kada vaše pismo može vrlo dobro primiti žena. "Draga gospodo ili gospodo" barem priznaju da žena može biti jedan primatelj, ali ipak zvuči staromodno. Prije svega, nitko se više ne obraća kao gospodin ili gospođa, osim možda njihovog batlera ili vozača. Ako nemate imena i nemate pojma o njihovom spolu, pokušajte nešto drugo, poput "Pozdravi" ili "Pozdrav". One zvuče prijateljski i rodno su prikladne.
Načini su važni u e-pošti, također
U svim, osim u većini formalnih slučajeva, prihvatljivo je poslati pismo e-pošte umjesto slanja pisma. Mnogi oglasi za posao predlažu odgovor e-poštom. E-pošta je opušteniji oblik komunikacije, ali kao u popratnom pismu, pravila gramatike i etikete i dalje se primjenjuju. Pogreške i pravopisne greške bit će zabilježene i bit ćete prosuđeni od njih.
Iste smjernice vrijede i za pisanje dvoje ili tri osobe ili grupi. Prilikom slanja e-pošte, važno je staviti adrese e-pošte u polje "bcc", a ne u polje "Za". Mnogi ljudi ne žele da njihove adrese e-pošte postanu javno poznate, pogotovo kada je tako jednostavno proslijediti e-poštu s kontaktnim informacijama svih prisutnih. "bcc", što znači "slijepa kopija", znači da možete vidjeti adresu, ali drugi primatelji ne mogu.
