Dokumentiranje radnji koje su poduzete tijekom sastanka omogućuje da se teme i odluke od značaja pamte u godinama koje dolaze. Sve glavne interakcije na sastanku trebaju se zabilježiti, uključujući i kada se podnesu prijedlozi - čak i ako prijedlog u konačnici ne uspije.
Svrha zapisnika sastanka
Zapisnik dokumentira odluke i rasprave koje su se održale tijekom sastanka. Kao pisani zapis, zapisnik također može poslužiti kao pravna dokumentacija sastanka. Bilo koja vrsta sastanaka može bilježiti minute, od formalnog korporativnog odbora direktora do sastanka osoblja organizacije na sastanku zajednice o javnim politikama.
Zapisnik sastanka
Izuzetne organizacijske, slušateljske i bilježničke vještine dobro služe za snimanje zapisnika na sastanku. Nije sve rečeno tijekom sastanka treba dokumentirati; umjesto toga, usredotočite se na ključne točke, kao što su:
- Datum, vrijeme i mjesto sastanka
- Popis sudionika
- Glavne teme o kojima se raspravljalo
- Napravljeni prijedlozi
- Odluke koje su finalizirane
- Radnje su dovršene
- Sve korake koji bi trebali biti doneseni prije sljedećeg sastanka
Neuspjeli prijedlozi
Kada sudionik sastanka želi uvesti stvar na razmatranje, podnosi se prijedlog. Obično je potrebno podnijeti prijedlog - što znači da se drugi sudionik slaže da se pitanje treba razmotriti - da se prijedlog kreće naprijed i raspravlja. Ako prijedlog nije ustupljen, naziva se a neuspješno gibanje, Međutim, čak i neuspjeli prijedlog treba dokumentirati u zapisniku. Napiši tko je podnio zahtjev, u čemu se sastojao prijedlog i što nije uspio. Na primjer, jedan način snimanja može izgledati ovako:
- Pokret: Sva računala u knjižnici treba zamijeniti novim i aktualnim modelima. Prijedlog koji je uveo Bill Smith. Zahtjev nije ustupljen; pokretanje nije uspjelo.
Zahtjevi koji su upućeni još uvijek mogu propasti ako ne nose dovoljno glasova. Nakon podnošenja prijedloga i kretanja naprijed, sudionici sastanka raspravljaju o dotičnom pitanju. Prijedlog nije uspio ako većina birača nije za donošenje tog pitanja. To bi trebalo zabilježiti u zapisnik kao takav:
- Pokret: Sva računala u knjižnici treba zamijeniti novim i aktualnim modelima. Prijedlog koji je uveo Bill Smith. Zahtjev poduprt Bob Jones. Protiv glasovanja bilo je 5-2; pokretanje nije uspjelo.
