Sustav upravljanja ljudskim resursima može biti u obliku sustava upravljanja informacijama. Organizacija koristi HRMS za upravljanje informacijama o svojoj radnoj snazi. Ove informacije pomažu menadžerima i stručnjacima za ljudske resurse da donose odluke o zaposlenicima. Bez pravih informacija koje su dostupne donositeljima odluka, HRMS ima nekoliko aplikacija koje se ne odnose na evidenciju i izvješćivanje.
Neovlašten pristup
Kada organizacija prikuplja osobne podatke o svojim zaposlenicima u HRMS-u, mogu se pojaviti određeni sigurnosni rizici. Organizacija troši sredstva kako bi zaštitila privatne podatke zaposlenika od unutarnjih i vanjskih prijetnji. Jedan nedostatak elektroničkog HRMS-a je da organizacija mora prikupiti informacije o tome tko pristupa osobnim podacima zaposlenika. Ti podaci zahtijevaju nastavak procesa revizije, što može rezultirati disciplinskim postupkom ili kaznenim progonom zaposlenika koji pristupa podacima zaposlenika bez odobrenja ili bez službene svrhe.
Specijalizirano znanje
Potreba za kontrolom podataka je još jedan potencijalni nedostatak HRMS-a. Ova kontrola podataka proteže se izvan neovlaštenog pristupa privatnim podacima zaposlenika. Organizacija koja koristi HRMS kao što je PeopleSoft mora koristiti vlastiti skup tehničkog osoblja za programiranje, rješavanje problema, ažuriranje i podršku sustava. Iako HRMS može pomoći organizaciji da smanji troškove osoblja za ljudske resurse, to bi moglo povećati zahtjeve za tehničko osoblje sa znanjem specifičnim za HRMS rješenje.
Pogreške unosa podataka
HRMS je jednako dobar kao i ljudski programeri i krajnji korisnici. Osobe s visokom razinom pristupa, kao što su osobe koje ažuriraju HR glavnu datoteku, mogu namjerno ili pogrešno unijeti pogrešne informacije. Ako su podaci nepropisno ažurirani, promijenjeni ili izgubljeni, organizacija se može suočiti s državnim kaznama i drugim troškovima povezanim s oštećenjem glavne datoteke HR-a. Odaberite sustav s mnogo unutarnjih kontrola tako da jedan zaposlenik ne može mijenjati glavnu datoteku vaše tvrtke.
