Kada zaposlenik koji koristi osobno vozilo radi svoj posao dobije naknadu, poslodavac također ima koristi. Korištenje automobila u poslovne svrhe može biti skupo. Čak i usrednjavanje 100 milja na mjesec znači nekoliko stotina dolara u troškove tijekom godine. Neki poslodavci su spremni preuzeti karticu kako bi privukli i zadržali kvalificirane osobe koje moraju biti uspješne. Postoje dva široko korištena modela za kompenzaciju zaposlenika za korištenje vlastitih automobila: naknada za automobil i nadoknada kilometraže.
Osnove povlastica za tvrtke
Naknada za automobil tvrtke je unaprijed određena svota plaćena zaposleniku kao naknada za vožnju vlastitog vozila iz poslovnih razloga. MileIQ kaže da tvrtke koriste naknade za automobile kako bi smanjile troškove računovodstva. Nakon što je zaposleniku dodijeljen automobilski dodatak, taj se iznos jednostavno dodaje plaći zaposlenika. Na primjer, ako je carina mjesečna naknada od 500 USD, taj se iznos plaća zaposleniku putem njegove ili njezine plaće.
Kako se određuju iznosi automobilskih naknada
Poslodavci se oslanjaju na dvije procjene kako bi utvrdili koliko bi trebao biti dopuštenje za automobil. Prvi je broj poslovnih milja koje zaposlenik pokreće; drugi je trošak upravljanja osobnim vozilom. Cilj je odrediti operativne troškove vozila, počevši od cijene plina. Tvrtka zatim dodaje izdatke za osiguranje, poreze, održavanje, popravke i amortizaciju. Rezultat se pretvara u stopu po milji i množi se procjenom kilometraže. To je u suštini isti postupak koji služba za unutarnje prihode koristi za postavljanje svoje standardne stope kilometraže za poslovnu upotrebu vozila. Prema tome, prosječna naknada za automobil je otprilike ista kao standardna kilometraža IRS-a. Međutim, trošak tvrtke za plaćanje doplatka za automobil veći je nego kada se koristi model za naknadu kilometraže, a zaposlenik završava s manje novca nakon poreza prema Motusu.
Porezne posljedice carinskih naknada
IRS smatra da je automobilski dodatak prihod koji se oporezuje zaposleniku na isti način na koji je njegova plaća oporeziva. To znači da tvrtke također moraju platiti primjenjive poreze na iznos, kao što je dio poreza na socijalnu sigurnost poslodavca. Nasuprot tome, nadoknada kilometraže klasificira se kao poslovni trošak. Zaposlenik ne plaća porez na dohodak ili druge poreze na novac, a poslodavac ne plaća poreze na plaće. Ako zaposlenik ne dobije nikakvu naknadu za poslovnu vožnju, on može odbiti kilometražu po standardnoj IRS stopi. Ta je stopa iznosila 54,5 centi po milji za poreznu godinu 2018.
Model povrata kilometraže
Kada tvrtka plaća nadoknadu prijeđenih kilometara umjesto doplatka za automobil, pravila IRS-a postavljaju ograničenja i dokumentacijske zahtjeve koji se ne primjenjuju na naknade. Zaposlenik mora voditi dnevnik kilometraže koji uključuje očitavanja brojača kilometara i svrhu i odredište svakog službenog putovanja. Prihvatljivo je samo putovanje iz čisto poslovnih razloga - putovanje na posao is posla nije kvalificirana kilometraža. Budući da nadoknada kilometraže nije oporezivi dohodak, zaposlenik završava s više novca u usporedbi s iznosom naknada za automobil nakon oporezivanja.
