Izvješće o kontaktima dokumentira sve teme o kojima se raspravljalo tijekom sastanaka, konferencijskih poziva i telefonskih poziva. Jedan takav primjer izvješća o kontaktima koristi se tijekom prikupljanja sredstava; sažima teme koje stručnjak za razvoj fondova raspravlja s potencijalnim donatorom. Izvješće vam pomaže da razjasnite sve nesporazume ili pitanja o tome koje su strane podijelile koje informacije. Pisanje izvješća o kontaktima može se činiti teškim i beskorisnim, ali dugoročno može uštedjeti vrijeme i smanjiti frustraciju.
Pitajte sva imena svih na sastanku, konferencijski poziv ili telefonski poziv. Zapišite ih na vrh papira, zajedno s datumom i vremenom početka i završetka sastanka.
Vodite bilješke o svim važnim aspektima sastanka, telefonskog poziva ili konferencijskog poziva.
Upišite izvješće o kontaktu koje se odnosi na bilješke o sastanku. Uključite naziv tvrtke i osobu koja zastupa tvrtku, kao i ime druge tvrtke ili njenog predstavnika.
Upišite datum i način kontakta. U poslovnim slučajevima dokumentirajte imena svih zaposlenika ili osoba koje su bile uključene u sastanak; što se dogodilo na sastanku; tko je što rekao; koje su informacije raspravljane i što je postignuto; sljedeća stavka o kojoj se govori ili je sve riješeno; iu prvom slučaju datum sljedećeg sastanka.
Pregledajte izvješće o kontaktu i provjerite da ništa ne nedostaje. Dodajte detalje koji nedostaju.
Pošaljite izvješće o kontaktu putem e-pošte, faksa ili pošte.
