Ako ste govornik, konzultant ili pedagog, seminari mogu biti vaše poslovanje. Ako ste još jedan vlasnik tvrtke, seminari mogu biti jedna od najboljih metoda za vaše tržište. Bez obzira na razloge za organiziranje seminara, potrebno je slijediti iste osnovne korake kako bi se stvorio događaj koji glatko teče i impresionira vaše sudionike.
Odaberite temu. Ako ste konzultant ili govornik, vjerojatno ste bili zamoljeni da razgovarate s grupom o određenoj temi. Ako ste vlasnik tvrtke koji organizira seminar za promociju svoje tvrtke, trebali biste odabrati temu koja će se svidjeti vašem ciljanom klijentu. Na primjer, odvjetnik može organizirati besplatan seminar za javnost o planiranju nekretnina.
Odaberite mjesto održavanja. Pokušajte procijeniti broj sudionika koje ćete imati i odaberite mjesto koje će imati dovoljno mjesta da svatko može udobno sjediti. Također ćete morati uzeti u obzir cijenu prilikom odabira mjesta održavanja. Neki prostori mogu imati iznajmljivanje soba od nekoliko stotina ili čak tisuća dolara, dok su drugi mnogo razumniji. Hoteli često imaju sobe za bankete u kojima tvrtke često drže konvencije, tako da je to dobro mjesto za početak pretraživanja.
Stvorite i pošaljite pozivnice. Ovisno o veličini i formalnosti vašeg događaja, vaše se pozivnice mogu kretati od jednostavnog dokumenta izrađenog u programu Microsoft Word do otmjenog dizajna kojeg je stvorio profesionalni dizajner. Pozivnice pošaljite poštom nekoliko tjedana unaprijed kako biste sudionicima omogućili da planiraju prisustvovati. Međutim, nemojte unaprijed slati pozivnice tako da mogu zaboraviti prije nego što stigne datum održavanja seminara. Svoje pozivnice možete i poslati e-poštom, ali imajte na umu da one mogu završiti u nekoliko neželjenih mapa primatelja.
Odlučite da li ćete ponuditi ručak ili lagana osvježenja. Ako vaš seminar traje nekoliko sati, lijep je dodir za lagana osvježenja. Ako vaš seminar počne rano ujutro ili traje u vrijeme ručka, preporučuje se ručak. Neki prostori imaju zahtjev da koristite usluge svog ugostitelja prilikom održavanja događaja u objektu. Budite sigurni da znate pravila vašeg ugovora prije nego naručite osvježenje.
Izradite prezentacijske materijale. Napravite kopije brošura ili ih otisnite na profesionalnom pisaču. Vjerojatno ćete htjeti stvoriti PowerPoint prezentaciju tako da imate vizualnu referencu kada vi ili vaš govornik prezentirate materijal. Možete jednostavno izraditi brošuru za svoje sudionike odabirom "brošura" u opcijama ispisa. Provjerite jeste li odabrali tri po stranici, a sudionici će moći voditi bilješke izravno na svojim brošurama.
Nekoliko dana prije događaja, finalizirajte svoj broj polaznika na temelju vaših RSVP-ova. Ako se odlučite, možete pozvati druge ljude koje ste pozvali da ih podsjete na svoj događaj i da im date posljednju priliku da se registriraju. Ostavite poruku za svakoga koga ne dosegnete, ako je moguće, i uputite ih da vas pozovu što je prije moguće ako planiraju sudjelovati.
Napravite list za prijavu i oznake. Lijepo je da sudionici seminara mogu upoznati druge ljude i odmah vidjeti njihovo ime i odakle su. To eliminira neke neugodne osjećaje koje ljudi imaju kada se upoznaju s novim ljudima. List za prijavu će se pokazati korisnim ako planirate ponuditi bilo kakve kredite za kontinuiranu edukaciju svojim sudionicima ili ako jednostavno želite ostati u kontaktu sa svojim sudionicima nakon seminara. Možete tražiti njihova imena, adrese, telefonske brojeve i adrese e-pošte. Mudro je ponuditi kutiju koju mogu provjeriti žele li primiti daljnju komunikaciju od vas.
Stvorite pakete za svaku postavku tablice. Možete uključiti brošure i druge promotivne materijale o svojoj tvrtki. Također ćete htjeti dati nešto na što će sudionici pisati i pisati s njima. Ako nemate te stavke s logotipom tvrtke, mjesto na kojem držite događaj možda imaju olovke i jastučiće koje bi rado pružili.
Potvrdite pojedinosti sa svojom osobom za kontakt na svom mjestu nekoliko dana prije vašeg događaja. Također biste trebali potvrditi konačni broj glave s ugostiteljem ako imate hranu za hranu. Svakako obavijestite dostavljača da li će vam biti potrebni za isporuku proizvoda od papira, kao što su tanjuri, salvete ili šalice. Učinite potrebne dogovore o plaćanju. Neki prostori i ugostitelji zahtijevaju plaćanje unaprijed, dok su drugi sretni da skupljaju novac na dan vašeg događaja.
Postavite svoje mjesto dan prije ili ujutro svog događaja. Vi ćete željeti biti sigurni da osoblje u vašoj dvorani ima postavljenu sobu na način koji ste tražili. Također ćete htjeti staviti svoje pakete i druge materijale na svako mjesto prije dolaska gostiju. Prošećite po sobi i pobrinite se da svatko ima jasan pogled na vas ili vašeg zvučnika ispred sobe.
Planirajte za sebe ili predstavnika svoje tvrtke da budete prisutni kada prvi gosti počnu dolaziti na dan vašeg događaja. Želite pozdraviti ljude i uputiti ih na prijavni list, mjesto za odmor i osvježenje.
Savjet
-
Pokušajte ostati što je moguće organiziranije tijekom planiranja seminara. Mali detalji mogu vas preplaviti, a što više organizirate do događaja, to će se glatko izvoditi na veliki dan.
Upozorenje
Uvijek ćete imati neke sudionike koji su rezervirali mjesto na seminaru koji se ne pojavljuju na dan događaja. Nastaju hitni slučajevi ili se pojavljuju drugi problemi koji sprečavaju neke ljude da dođu. Ne dopustite da vam smeta. Vjerojatno će se pojaviti jedna ili dvije osobe koje će se pojaviti u zadnjem trenutku i pitati mogu li i dalje prisustvovati.
