Održavanje seminara o određenoj temi može ljude naučiti nešto novo, ponovno educirati ljude o nečemu što već poznaju i uvesti napredak u vašoj industriji. Ali održavanje seminara može biti skupo. Postoje brojne odluke koje ćete morati donijeti kako biste znali koliko novaca budžet za vaš seminar i niz faktora koji će utjecati na ukupne troškove.
Stavke koje su vam potrebne
-
Proračun seminara
-
Procjena sudionika
-
Popis dobavljača
-
Prethodni plan proračuna seminara
Započnite s izradom plana proračuna za vaš seminar tako što ćete odrediti koliko novca ćete potrošiti na njega. Ako je vaša organizacija dodijelila određeni iznos za događaj, morate znati što je to. Ako planirate naplaćivati za seminar u nadi da će se čak i razbiti, morat ćete odrediti koliko ćete naplatiti na temelju broja očekivanih polaznika i ukupne projicirane cijene događaja.
Utvrdite ukupni trošak događanja izradom popisa stavki potrebnih za održavanje seminara. Uključite stvari kao što su troškovi iznajmljivanja objekta ako nemate slobodnog prostora, troškove iznajmljivanja audio-vizualne opreme za izlagače, troškove prezentera ako se plaćaju, troškove tiskanih materijala i olovaka i trošak iznajmljivanja stolova i stolica ako to namjeravate učiniti.
Zatražite plan budžeta iz prethodnog seminara koji je vaša organizacija održala kako biste dobili predodžbu o tome koliko je plaćena za svaku od tih stavki. Također ćete htjeti dobiti popis preporučenih dobavljača koje je vaša organizacija koristila u prošlosti. Ako vaša organizacija ne može preporučiti nijednog dobavljača, obratite se svojoj lokalnoj trgovinskoj komori ili drugim organizacijama s kojima imate dobre odnose i pitajte ih mogu li preporučiti dobavljače. Nazovite dobavljače koje namjeravate koristiti i zatražite procjene na temelju broja sudionika koje planirate imati na seminaru.
Pratite procjene dobavljača stvaranjem obrasca na računalu. Napravite odjeljak za svaku stavku koju trebate. Na primjer, napravite odjeljak s oznakom "audio-vizualni" i upišite u tvrtku i približnu cijenu. Ako dobijete citate iz dvije tvrtke, uključite ih oboje i njihove cijene. Učinite to za svaku stavku na popisu i ukupne iznose. Ako imate različite cijene od sličnih dobavljača, počnite dodavanjem količine dobavljača koju želite i prebacite se na jeftinijeg dobavljača ako vaša ukupna cijena završi previše skupo.
Usporedite ukupne projicirane troškove vašeg seminara s iznosom koji je vaša tvrtka predvidjela kako biste vidjeli je li prihvatljiva. Ako je cijena prevelika, razmislite o naplati sudionika na seminar. Podijelite troškove seminara ili troškove seminara izvan proračuna, broj očekivanih sudionika kako biste utvrdili koliko trebate naplatiti ljudima.
